Portal Orzeczeń Sądu Okręgowego w Łodzi

UZASADNIENIE

W pozwie z dnia 16 listopada 2012r. (data wpływu) powódka Business (...) Spółka z o.o. w W. wniosła o zasądzenie od pozwanej (...) Administracja Spółki z o.o. z siedzibą w P. kwoty 102.180,04zł z ustawowymi odsetkami liczonymi w następujący sposób:

-od kwoty 7.497,26zł od dnia 22 sierpnia 2012r. do dnia zapłaty,

-od kwoty 94.682,78zł od dnia 22 września 2012r. do dnia zapłaty oraz zasądzenie od pozwanej na rzecz powódki kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego (pozew k. 2- 10 akt).

Uzasadniając żądanie pozwu, powodowa Spółka wskazała, że w dniu 5 kwietnia 2006 r. w W. w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, zawarła z pozwaną Spółką umowę nr (...) przechowania dokumentów. Przedmiotem umowy było świadczenie przez powódkę na rzecz pozwanej usług przechowywania dokumentów oddanych jej do składowania, jak również innych usług z tym związanych, np. wyszukania odpowiednich dokumentów i wyłączenia ich ze zbioru, ponownego włączenia dokumentów do zbioru, zapakowania pojemników, wysłania strony dokumentu, jak również wycofania pojemnika z bazy danych, w tym poufnego niszczenia dokumentów i dostarczenia protokołu. Z tytułu świadczenia usług przez powódkę zgodnie z ust. 5.1 umowy, pozwana Spółka była zobowiązana do terminowego pokrywania kosztów przechowywania dokumentów i innych usług świadczonych przez powódkę zgodnie z obowiązującym cennikiem, zawartym w załączniku A do umowy. Na podstawie ust. 8.1 umowy należności za przechowywanie dokumentów naliczane były każdorazowo za okres całego miesiąca, bez względu na rzeczywisty czas przechowania. Należności za przechowywanie oraz pozostałe usługi płatne były przez pozwanego na podstawie faktury VAT, wystawianej przez powódkę z dołu, za poprzedni miesiąc kalendarzowy, w oparciu o liczbę składowanych pojemników pozwanej i pisemne zamówienia na pozostałe usługi. Zgodnie z ust. 8.3 umowy pozwana zobowiązana była dokonywać płatności na rzecz powódki za świadczone na jej rzecz usługi w terminie 21 dni od daty otrzymania faktury. Ceny przechowywania dokumentów oraz dodatkowych usług określone były w załączniku A stanowiącym integralną część niniejszej umowy (ust. 8.6 umowy).

Powódka podała, że zakres czynności wykonywanych przez nią na rzecz pozwanej w okresie, za który powódka domaga się wynagrodzenia od pozwanej, obejmował, poza usługami przechowywania dokumentów, w szczególności: usługi wyszukania i wyjęcia lub umieszczenia w jednostce jednego dokumentu spośród dokumentów uporządkowanych, ponownego włączenia do zbioru jednej jednostki wyłączonej, wycofania pojemnika z bazy danych, wyszukania bez udostępnienia, wyszukanie i wyłączenia ze zbioru jednostki po zdeponowaniu dokumentów. Te prace rozliczane były według roboczogodzin oraz z uwzględnieniem opłat za znaczki pocztowe.

Powódka podkreśliła, że wykonywała wszystkie swoje obowiązki wynikające z umowy z należytą starannością w sposób prawidłowy i rzetelny. Pozwana nigdy nie kwestionowała usług świadczonych przez powódkę, ani sposobu ich wykonania, co jest kwestią bezsporną.

W dniu 31 lipca 2012 r. powódka wystawiła i doręczyła pozwanej fakturę VAT nr (...) na kwotę 35.348,36 zł (28.738,50 zł plus 23 % VAT) z terminem płatności do 21 sierpnia 2012 r. Pozwana terminowo zapłaciła jedynie część wynagrodzenia z tej faktury, tj. kwotę 27.851,10 zł, natomiast pozostała część w wysokości 7.497,26 zł nie została zapłacona do dnia dzisiejszego.

W dniu 31 sierpnia 2012 r. powódka wystawiła i dostarczyła pozwanej faktury VAT: nr (...) na kwotę 11.623,00 zł, nr (...) na kwotę 36.091,89 zł oraz nr (...) na kwotę 46.967,89 zł, wszystkie z terminem płatności do 21 września 2012 r. Powódka nie otrzymała płatności za żadną z ww. faktur, bez jakiegokolwiek uzasadnienia.

W związku z powyższym, powódka pismem z dnia 18 października 2012 r., przesłanym za pośrednictwem kuriera w dniu 19 października 2012 r., ostatecznie wezwała pozwaną do zapłaty należności w łącznej kwocie 102.180,04 zł wynikającej z faktur: nr (...) (niezapłacona częściowo w wysokości 7.497,26 zł), nr (...) (kwota 46.967,89 zł), nr (...) (kwota 36.091,89 zł) oraz nr (...) (kwota 11.623,00 zł) w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wezwania. Do niniejszego wezwania załączono faktury nr: (...), (...), (...) oraz (...). Powódka w wezwaniu poinformowała pozwaną, iż w przypadku braku zapłaty wskazanej sumy, powódka skieruje sprawę na drogę postępowania sądowego.

Do dnia wniesienia niniejszego pozwu pozwana nie dokonała zapłaty należnej powódce z tytułu ww. faktur -kwoty 102.180.04 zł (pozew k. 2- 10 akt).

Nakazem zapłaty wydanym w dniu 26 lutego 2013r. w postępowaniu upominawczym (sygn. akt XGnc 1616/12) Sąd Okręgowy w Łodzi w całości uwzględnił powództwo (nakaz zapłaty w k. 121 akt).

W sprzeciwie od nakazu zapłaty pozwana (...) Administracja Spółka z o.o. w P. wniosła o oddalenie powództwa i zasądzenie od powódki na rzecz pozwanej kosztów procesu według norm przepisanych (sprzeciw k. 129-138 akt).

Pozwana w sprzeciwie podniosła, że w ofercie z dnia 20.01.2006 roku powodowa Spółka wskazała, iż dokumenty będą pakowane w pojemniki mieszczące ok. 0,4 mb akt. Oferta stała się także podstawą podpisania umowy. Strony aktualnie umowa już nie obowiązuje. Pozwana Spółka rozwiązała ją w trybie natychmiastowym z winy pozwanej. Zwrot pełnej dokumentacji przez powódkę pozwanej pozwolił dokładnie zweryfikować jej wykonanie. Nieprawdą jest twierdzenie powódki jakoby „wykonywała wszystkie swoje obowiązki wynikające z umowy z należytą starannością, w sposób prawidłowy i rzetelny”. Zgodnie z przekonaniem, które żywiła pozwana w oparciu o przedłożoną ofertę, oraz ustalenia między stronami, w każdym pojemniku przechowywanym przez powódkę powinny się znajdować 3 archiboksy. Pozwana wyjaśniła, iż 0,4 mb dokumentów to ok. 40 cm akt ułożonych w archiboksach. Archiboxy pozwanej, w których przekazywała dokumentację w standardzie mają ok. 10 cm szerokości grzbietu (0,1 mb). Przy założeniu nawet przepełnienia archiboksów - z pewnością w pojemniku zmieszczą się ich 3 sztuki, a w sytuacji gdyby nie były przepełnione - 4 sztuki. Tymczasem, bardzo pracochłonna analiza spisów dokumentacji przechowywanej przez powódkę wykazała, że ok. 65% pojemników przechowywanych przez powódkę zawierała 2 archiboksy (60.766 sztuk z 91.910), tym samym pozwana płaciła powódce za przechowywane powietrze.

Pozwana do sprzeciwu:

- sporządziła analizę w oparciu o wydruki z bazy danych powódki, stanowiące załączniki do protokołów przekazania dokumentacji,

-załączyła wydruki za sierpień 2012r. dotyczące faktur objętych nakazem zapłaty tj. (...) i (...),

-dokonała przeliczenia wartości faktur wskazanych w pozwie (nr (...)i (...)) w oparciu, o które został wydany nakaz zapłaty w następujący sposób:

•

od ogólnej sumy pojemników wskazanej w powyższych fakturach odjęto ilość pojemników z zaniżoną liczbą archiboksów (tj. 60.475 szt.). Tym samym otrzymano ilość pojemników z właściwą liczbą archiboksów (tj. 30 966), które przeliczono według obowiązujących w umowie stawkach - 0,64 zł/pojemnik i 0,75 zł/pojemnik,

•

pozostała ilość pojemników - tych z zaniżoną ilością archiboksów - skalkulowano po niższej cenie tzn. skoro za cały właściwy pojemnik, gdzie mieściły się 3 archiboksy płacono po 0,75 zł/pojemnik, to proporcjonalnie za 2/3 takiego pojemnika (wypełnionego 2 archiboksami).

Pozwana założyła, że powinna płacić 0,50 zł/pojemnik. Idąc dalej, przeliczono ilość pojemników z niewłaściwą liczbą archiboksów po stawce 0,50 zł. Ilość przechowywanych pojemników z właściwą ilością archiboksów tj. 30. 966, (w tym: 9 568 x 0,64 zł a 21.398 x 0,75 zł) daje 22.172,02 zł netto,

27. 271,58 zł brutto, natomiast ilość przechowywanych pojemników z zaniżoną ilością archiboksów tj. 60.475 x 0,50 zł daje 30. 237,50 zł netto, 37.192,13 zł brutto. Z powyższego wynika, iż kwota należna do zapłaty na podstawie faktur (...) z dnia 31.08.2012 roku, która potencjalnie należna byłaby powódce wynosi 64.463,71 zł brutto.

Pozwana wskazała w sprzeciwie, że trzecia faktura dochodzona pozwem nr 1460/12 dotyczy wyszukiwania dokumentów. Czynności te były wykonywane na zlecenie pozwanej Spółki i nie kwestionuje ona jej wysokości, to jest kwoty 11.623,00zł. Odnosząc się natomiast do faktur zapłaconych częściowo przez pozwaną, to jest: (...), (...), (...), (...) dotyczących tzw. różnicy w zapłacie faktur za S., pozwana wskazała, iż nie kwestionuje tej kwoty, tj. 7.497,26 zł brutto. Z powyższego wynika, iż potencjalna kwota do zapłaty należna powódce powinna wynosić kwotę 83.583,97 zł brutto. W powyższym zakresie pozwana dokonała potrącenia do kwoty 83.583,97 zł z wierzytelności należnej mu od powódki w wysokości 193.000,42 zł i z tego tytułu zgłosiła zarzut potrącenia. Powyższa wierzytelność związana jest, w ocenie pozwanej, z nienależytym wykonywaniem umowy przez powódkę w 2010 roku. Stanowi ona różnicę pomiędzy zapłaconą przez (...) Administracja sp. z o.o. w 2010 roku kwotą to jest 862.640,12 zł i kwotą należną, która winna być zapłacona z racji przechowywania mniejszej liczby archiboksów, niż wynikało to z ustaleń pomiędzy stronami to jest 669.639,70 zł. Pozwana przedstawiła w sprzeciwie szczegółowy sposób dokonanej kalkulacji.

Kalkulacja kosztów przechowywania pojemników składowanych do 01.01.2010 r. (miesięcznych), to:

-pojemniki z właściwą liczbą archiboksów 28.260 x 0,75zł = 21.195,00 zł netto, 25.857,90 zł brutto,

-pojemniki z zaniżoną liczbą archiboksów 47.721 x 0,50zł = 23.860,50 zł netto, 29.109,81 zł brutto.

Kalkulacja kosztów przechowywania nowych pojemników od 01.01.2010 r. do 31.12.2010 r., to:

-pojemniki z właściwą liczbą archiboksów 7.228 x 0,75 zł = 5.421,00zł netto,

6. 613,62 zł brutto,

-pojemniki z zaniżoną liczbą archiboksów 5.596 x 0,50zł = 2.798,00 zł netto, 3.413,56 zł brutto.

Zapłacone koszty przechowywania dokumentów przez pozwaną u powódki wyniosły 862.640,12zł. Należne koszty przechowywania dokumentów przez pozwaną u powódki w 2010r. wynoszą 669.639,70zł. Korekta z tytułu przechowywania mniejszej liczby dokumentów, niż ilość za którą pozwana Spółka zapłaciła, wynosi 193.000,42zł.

W ocenie pozwanej, brak jest podstaw formalnych i prawnych do zasądzenia należności głównej, brak jest także podstaw do dochodzenia przez powoda zapłaty odsetek (sprzeciw od nakazu zapłaty k. 129-138 akt, wyliczenie wysokości wierzytelności pozwanej przedstawionej do potrącenia k. 524-525 akt).

Sąd Okręgowy ustalił następujący stan faktyczny:

Powódka Business (...) Spółka z o.o. w W. prowadzi działalność gospodarczą między innymi w zakresie archiwizacji i przechowywania dokumentów firm prywatnych oraz instytucji państwowych i innych podmiotów. Usługi są świadczone przez spółkę w innym trybie niż przez archiwa państwowe (dowód: wypis KRS k. 19-31 akt).

Pozwana (...) Administracja Spółka z o.o. z siedzibą w P. prowadzi działalność gospodarczą według wpisu do KRS-u o szeroko określonym przedmiocie (dowód: wypis z KRS 152-160 akt).

Zanim między stronami była podpisana umowa, strony prowadziły rozmowy, oferta była przez powódkę modyfikowana, nie było jednak fizycznej prezentacji zarządowi Spółki, jak będzie wyglądało przechowywanie dokumentów. Obie strony miały wpływ na kształt umowy i negocjowały jej warunki. Stronie pozwanej zależało na tym, by dokumenty były ułożone w określonym porządku, w tym porządku chronologicznym, tak by można szybko jej wyszukiwać i mieć do nich dostęp. W czasie rozmów była poruszana kwestia bezpieczeństwa dokumentów i cena usługi. Stronie pozwanej bardzo zależało na tych kwestiach. W czasie rozmów przed zawarciem umowy była poruszana kwestia przechowywania dokumentów w pojemnikach i o tym, że w pojemniku może się zmieścić 0,4mb dokumentów (dowód: zeznania świadka K. K. k. 1154v czas 00:08:24, 00:27:23, 00:30:43, 00:32:00, 00:35:22, zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 czas 02:32:22).

Cennik za poszczególne usługi obejmował wiele pozycji i to było przedmiotem negocjacji stron przed zawarciem umowy. Nie było mowy, że cena jest uzależniona od metra bieżącego dokumentów (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1154v czas 01:37:07, 02:34:32).

Ze strony powodowej warunki umowy negocjował dyrektor ds. handlowych J. M. (1). Osobiście prezentował pojemnik do przechowywania dokumentów i informował, że w jednym pojemniku zmieści się około 0,4mb dokumentów, a cena ma być kalkulowana od 1 pojemnika (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1154v czas 01:37:35-01:35:49, k. 1155 czas 02:32:22, 02:38:12).

Prezentowany pojemnik był standardowy i miał szerokość około 29 cm , długość 39 cm (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 czas 02:38:45).

Same wymiary pojemnika nie były przedmiotem negocjacji (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 czas 02:40:23).

Business (...) Spółka z o.o. w W. nawiązując do spotkania z 17 stycznia 2006r., przygotowała dla strony pozwanej specjalną ofertę, o czym informowała w piśmie z dnia 20 stycznia 2006r. W ofercie opisano magazyny, posiadane certyfikaty i uprawnienia, sposób przejmowania dokumentów, ich przechowywania, wypożyczania-udostępniania dokumentów, niszczenia przeterminowanych dokumentów oraz przedstawiono też ofertę cenową (dowód: pismo powódki z 20 stycznia 2006r. k. 145-151 akt).

W ofercie wskazano, że przed umieszczeniem dokumentów klienta w magazynie następuje proces ich przygotowania do przechowania, na który składa się: ewentualne porządkowanie, pakowanie do pojemników, sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych. Transport dokumentów do magazynów Business (...) Spółki z o.o. miał być wykonywany przez pracowników strony powodowej z użyciem środków transportu strony powodowej. Następnie miała odbywać się komputeryzacja pojemników i ich zawartości, czyli wprowadzenie do aplikacji informatycznej odpowiednich danych zawartych w spisach zdawczo-odbiorczych. Dla większego bezpieczeństwa dokumentów wszystkie pojemniki zarówno podczas transportu, jak ich późniejszego przechowywania oznakowane miały być jedynie naklejką zawierającą ciąg symboli literowo- cyfrowych oraz kod kreskowy.

Powodowa Spółka podała, że wszystkie przechowywane przez nią dokumenty umieszczane są w tekturowych pojemnikach, co stanowi skuteczne zabezpieczenie przed promieniami słonecznymi i kurzem. Pojemniki układane są na specjalnych metalowych regałach w systemie wysokiego składowania. Metalowa konstrukcja regałów, półek i schodów stanowi dodatkowy czynnik zmniejszający zagrożenie pożarowe. W zakresie przejmowania dokumentów od pozwanej Spółki wskazano między innymi, że wszystkie dokumenty spakowane zostaną w udostępnione pozwanej Spółce na czas przechowywania kartonowe pojemniki mieszczące po około 0,4 mb akt. W trakcie pakowania sporządzane będą listy zawartości pojemników. Następnie pojemniki przewiezione do magazynów, gdzie przeprowadzone zostanie ich ewidencja w systemie komputerowym i umieszczenie na półkach, ze ścisłym i jednoznacznie określonym adresem każdego pojemnika. W ofercie finansowej cenę podano za przechowywanie jednego pojemnika za jeden miesiąc (dowód: oferta 145-151 akt, zeznania świadka J. M. (1) k. 543 czas 00:49:49-02:05:13- transkrypcja tego protokołu k. 767 czas 00:04:30- 00:05:32).

W dniu 5 kwietnia 2006 r. w W. powódka, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, zawarła z pozwaną umowę nr (...) przechowania dokumentów – archiwum dla obszaru W. –-wersja (...).

Na wstępie umowy strony określiły definicje, a mianowicie, że:

a)  dokumenty -to pisma urzędowe i prywatne, formularze, wykresy, szkice, plany, arkusze kalkulacyjne, rysunki, książki, skrypty, itp. ułożone w segregatorach łub teczkach aktowych,

b)  miejsce przechowywania -to każdorazowe miejsce składowania dokumentów deponenta, którego dysponentem jest Spółka,

c)  czas przechowywania -to okres, w którym zgodnie z postanowieniami umowy Spółka obowiązana jest przechowywać dokumenty w miejscu przechowywania,

d)  pusty pojemnik - specjalnie dostosowany dla potrzeb przechowywania dokumentów pojemnik kartonowy, stanowiący własność Spółki i wypożyczany deponentowi na czas przechowywania dokumentów. Jeden pojemnik składa się z jednego pudełka i jednej pokrywy,

e)  teczka - zwana również jednostką archiwalną, to papierowe, kartonowe lub plastikowe opakowanie (również segregator) zawierające uporządkowaną partię dokumentów zabezpieczonych przed wysunięciem się z teczki i przed pomieszaniem się,

f)  pojemnik – to pusty pojemnik napełniany teczkami i przykryty pokrywą,

g)  spis zawartości - spis teczek umieszczonych w jednym pojemniku, stanowiący

pełen wykaz teczek znajdujących się w danym pojemniku,

h)  wypożyczenie - tymczasowe zabranie/używanie przez deponenta lub osoby upoważnione przez deponenta teczek/pojemników w czasie przechowywania,

i)  czas wypożyczenia - okres, w którym teczka/pojemnik znajduje się w wypożyczeniu (dowód: umowa przechowania k. 32-42 akt).

Przedmiotem umowy było świadczenie przez powódkę na rzecz pozwanej usług przechowywania dokumentów oddanych jej do składowania, jak również innych usług z tym związanych, np. wyszukania odpowiednich dokumentów i wyłączenia ich ze zbioru, ponownego włączenia dokumentów do zbioru, zapakowania pojemników, wysłania strony dokumentu, jak również wycofania pojemnika z bazy danych, w tym poufnego niszczenia dokumentów i dostarczenia protokołu.

Strony szczegółowo określiły, że przedmiotem umowy (rozdział 2 ust.2.1.-2.2.15.) jest:

-archiwizowanie dokumentacji w pomieszczeniach przeznaczonych na archiwum,

-przejmowanie akt z komórek organizacyjnych (...) S.A. dostarczanych przez deponenta lub (...) S.A.,

-segregowanie akt (jednostek archiwalnych), podział ich na zespoły archiwalne, komórki organizacyjne, grupy tematyczne, w tym kwalifikacja i klasyfikacja do odpowiednich kategorii, spakowanie do pojemników i odpowiednie oznaczenie pojemników,

-zgodnie z dyspozycjami deponenta przechowywanie akt przez okres przewidziany przepisami prawa w układzie strukturalno - rzeczowo - chronologicznym,

-udostępnianie na wniosek deponenta lub (...) S.A. dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej z zastosowaniem obowiązującego u deponenta regulaminu świadczenia usług,

-prowadzenie ewidencji oraz monitoringu dokumentacji wypożyczonej i dbanie o ponowne jej uzyskanie od podmiotu, któremu została udostępniona,

-dostarczanie we wskazane przez deponenta miejsce dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej,

-sporządzenie przez Spółkę pod koniec każdego roku kalendarzowego protokołów brakowania dokumentów a po zatwierdzeniu ich przez deponenta w terminie do 15 stycznia, oraz otrzymaniu od deponenta pisemnego zlecenia zniszczenia, wydzielenie przez Spółkę dokumentów przeznaczonych na makulaturę, wywóz makulatury do punktu niszczenia i przeprowadzenie zniszczenia w terminie do 31 stycznia danego roku,

-dostarczanie deponentowi w terminie do 6 dnia roboczego każdego miesiąca, ewidencji zarchiwizowanych w poprzednim miesiącu nowych dokumentów (spisów zdawczo - odbiorczych),

-zapewnienie narzędzi i materiałów niezbędnych do opracowania, oprawy i wypożyczenia akt w przeciągu 2 godzin,

-plombowanie pojemników - na specjalne zlecenie Spółka zapewnia usługi polegające na pełnym przygotowaniu pojemników do plombowania przez przedstawicieli deponenta. W takim przypadku plombowane pojemniki musiały być odbierane od deponenta i plombowane będą zwracane,

-pakowanie teczek do pojemników i sporządzania spisów zawartości pojemnika,

-na specjalne zlecenia Spółka miała przeprowadzić skanowanie dokumentów oraz skanowania z rozpoznawaniem pisma i rejestrowanie danych na elektronicznych nośnikach danych,

-przechowywanie elektronicznych nośników danych,

-utylizacja innych przeterminowanych dokumentów, nie oddanych Spółce do przechowywania (dowód: umowa przechowania k. 32-42 akt).

Strony ustaliły w umowie (rozdz. 2. - 2.3.), że szacunkowa ilość pojemników zawierających dotychczasowe zbiory deponenta przekazywane Spółce do przechowania wyniesie około 20.000 sztuk i może być stale zwiększana przez deponenta o dostawy nowych dokumentów. Przewidywany czas przekazania Spółce dotychczasowych zbiorów wyniesie około 2 miesięcy. Zwiększenie ilości pojemników ponad liczbę wskazaną w pierwszym zdaniu nie powoduje wzrostu cen jednostkowych. Dokładna liczba pojemników miała zostać określona w protokołach zdawczo-odbiorczych, przedstawionych w załączniku D, będących integralną częścią umowy. Rozpoczęcie świadczenia usług miało nastąpić po podpisaniu protokołów zdawczo- odbiorczych przez upoważnionych do tego przedstawicieli stron. Powodowa Spółka zobowiązana była w terminie 30 dni od dnia przekazania jej dokumentów, do dokonania wszelkich czynności mających na celu ich zarchiwizowanie, w tym w szczególności zobowiązana była do dokonania segregacji jednostek archiwalnych, ich kwalifikacji i klasyfikacji do odpowiednich kategorii (dowód: umowa przechowania k. 32-42 akt).

Zgodnie z umową powodowa Spółka zobowiązała się dokumentować dokonane w danym miesiącu czynności, potwierdzać dokonane odbiory nowych dokumentów w protokołach zdawczo- odbiorczych sporządzanych na koniec każdego miesiąca kalendarzowego. Deponent miał prawo przekazać swoje zastrzeżenia odnośnie przygotowanego protokołu. Uzgodniona pomiędzy stronami ostateczna wersja protokołu miała być podpisywana przez obie strony umowy (dowód: umowa przechowania k. 32-42 akt).

Strony w umowie określiły sposób i warunki przechowywania dokumentów. Wszystkie dokumenty deponenta przekazane Spółce miały być przechowywane w stanie uporządkowanym w teczkach, wyłącznie w specjalnie dostosowanych do tego celu pustych pojemnikach stanowiących własność Spółki i wypożyczanych do dyspozycji deponenta na czas przechowywania. Każdy pojemnik miał być oznakowany i dla każdego pojemnika miał być opracowany będzie spis zawartości. Po jednym egzemplarzu spisu zawartości miało pozostać w dyspozycji Spółki i deponenta przez czas przechowywania. Spółka ponosiła odpowiedzialność za zgodność zawartości pojemnika z załączonym do niego spisem zawartości wyłącznie w zakresie tych dokumentów, które Spółka uporządkowała i wkładała do teczek i pakowała teczki do pojemników. Spółka zwolniona była od tej odpowiedzialności w przypadku przekazania deponentowi do jego dyspozycji pojemnika lub teczki niezgodnie z jego poleceniem. W przypadku wydania deponentowi na jego zlecenie teczki/dokumentu Spółka miała odnotować ten fakt oraz ewentualny zwrot. Przekazywane do depozytu dokumenty miały być dostarczane w uzgodnionym terminie do siedziby Spółki lub w inne miejsca wskazane przez Spółkę. Upoważnionym do potwierdzania przyjęcia dokumentów w imieniu Spółki był dyrektor archiwum lub inna osoba upoważniona przez Spółkę.

Do obowiązków Spółki (rozdział 4 umowy) należało przechowywanie dokumentów w miejscu przechowywania zgodnie z obowiązującymi przepisami. Spółka zobowiązała się do przestrzegania przepisów ppoż., bhp oraz zabezpieczenia przechowywanych dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem i kradzieżą, zabezpieczenia dokumentów przed możliwością dostępu osób trzecich. Spółka zobowiązała się także zgodnie z zamówieniem deponenta i aktualnym cennikiem do wykonywania wszystkich podstawowych usług, w szczególności takich jak składowanie dokumentów, udostępnianie ich deponentowi w ustalonej przez strony formie oraz wykonywanie usług dodatkowych, a po otrzymaniu polecenia od deponenta, przeprowadzanie procedury niszczenia przeterminowanych dokumentów z zachowaniem poufności.

Powodowa Spółka zobowiązała się do świadczenia usług będących przedmiotem niniejszej umowy z podwyższoną starannością, wynikającą z zawodowego charakteru prowadzonej działalności.

W umowie wskazano, że aktualnym miejscem przechowywania dokumentów będą magazyny Spółki w W., Aleja (...) oraz w P., ul (...).

Pozwana Spółka jako deponent obowiązana była do:

-terminowego pokrywania kosztów przechowywania dokumentów i innych usług świadczonych przez Spółkę zgodnie z obowiązującym cennikiem, jak postanowiono w niniejszej umowie,

-informowania Spółki o każdorazowej zmianie miejsca siedziby ,

-oddawania Spółce tylko dokumentów będących w stanie, który nie stworzy zagrożenia dla ich istnienia, jak zdefiniowano w punkcie 7.4. umowy,

-poinformowania Spółki o stanie dokumentów przekazywanych na przechowanie lub o ich specjalnej wartości.

-dostarczania Spółce, wszelkich wewnętrznych aktów organizacyjnych i regulaminów prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa.

W umowie określono także zasady odpowiedzialności powodowej Spółki oraz zasadę poufności, niszczenie przechowywanych dokumentów, skutki nienależytego wykonania zobowiązań.

Z tytułu świadczenia usług przez powódkę, zgodnie z ust. 5.1 umowy (rozdział 5), pozwana była zobowiązana do terminowego pokrywania kosztów przechowywania dokumentów i innych usług świadczonych przez powódkę zgodnie z obowiązującym cennikiem, zawartym w załączniku A do umowy. Na podstawie ust. 8.1 umowy należności za przechowywanie dokumentów naliczane były każdorazowo za okres całego miesiąca, bez względu na rzeczywisty czas przechowania. Należności za przechowywanie oraz pozostałe usługi płatne były przez pozwaną Spółkę na podstawie faktury VAT, wystawianej przez powódkę z dołu, za poprzedni miesiąc kalendarzowy, w oparciu o liczbę składowanych pojemników pozwanej i pisemne zamówienia na pozostałe usługi. Zgodnie z ust. 8.3 umowny, pozwana zobowiązana była dokonywać płatności na rzecz powodowej Spółki za świadczone na rzecz pozwanej usługi w terminie 21 dni od daty otrzymania faktury.

Umowa stała się wiążąca w dniu jej podpisania i była zawarta na czas nieokreślony. Intencją stron była wieloletnia współpraca, dlatego koszty przejmowania i transportu dokumentów wkalkulowano w opłatę za przechowywanie w okresie pierwszych 36 miesięcy. Zważywszy na to, deponent zobowiązał się (w przypadku rozwiązania umowy na wniosek lub z winy deponenta) opłacić odpowiednią, proporcjonalną część z tej kwoty za pojemniki, których opłacony czas przechowywania będzie krótszy niż 36 miesięcy.

Zgodnie z umową, każda ze stron mogła złożyć pisemne oświadczenie, wyrażające wolę rezygnacji z kontynuowania umowy z zachowaniem 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia. W takim przypadku, Spółka miała wycofać wszystkie dokumenty (również z bazy danych), a deponent miał uiści wszelkie należne opłaty stosownie do załącznika A do niniejszej umowy, z tym jednak zastrzeżeniem, że Spółka zobowiązała się do świadczenia usług na podstawie niniejszej umowy aż do chwili całkowitego i ostatecznego przekazania przechowywanej dokumentacji podmiotowi wskazanemu przez deponenta, który przejmie świadczenie usług na rzecz deponenta. W tym czasie Spółce przysługiwało wynagrodzenie w wysokości określonej w załączniku A umowy, proporcjonalnie do ilości dni oraz ilości i rodzaju usług, które były świadczone na podstawie niniejszej umowy i dodatkowych zleceń w okresie przekazywania.

Każda ze stron mogła rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym w przypadku, jeżeli druga strona została postawiona w stan upadłości / likwidacji lub w stosunku do strony wszczęto postępowanie układowe lub naprawcze lub sąd odmówił wszczęcia takiego postępowania z uwagi na majątek niewystarczający na pokrycie kosztów postępowania upadłościowego. W przypadku rażącego naruszenia postanowień umowy, w tym postanowień określonych w art. 6 umowy, i nie zaprzestania tych naruszeń w terminie 7 dni od odebrania pisemnego wezwania deponenta do zaprzestania, deponent zastrzegł sobie prawo rozwiązania niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym. W takim wypadku Spółka zobowiązana była zwrócić deponentowi wszystkie dokumenty na swój koszt, dostarczając je w miejsce wskazane przez deponenta (dowód: umowa przechowania k. 32-42 akt).

Ceny przechowywania dokumentów oraz dodatkowych usług określone były załączniku A stanowiącym integralną część umowy (ust. 8.6 umowy)- dla pojemników przekazanych do 31 grudnia 2006r. cena wynosiła za jeden miesiąc i za jeden pojemnik 0,64zł, dla nowych pojemników przekazanych od dnia 1 lipca 2007r. za jeden pojemnik i za jeden miesiąc 0,75zł (dowód: umowa przechowania k. 32-42 akt, załącznik - A 4 do umowy przechowania dokumentów nr(...), cennik usług obowiązujący od 01.06.2009r. k. 40-43 akt, zeznania świadka K. P. k. 1154 czas 01:06:55, 01:14:33, 01:17:57 ).

W załączniku A4 do umowy w rozdziale 5 –Ceny niektórych usług dodatkowych i materiałów w pkt 5c – określono grubość standardowego archiboksu na 10 cm (dowód: załącznik - A 4 do umowy przechowania dokumentów nr 06/320, cennik usług obowiązujący od 01.06.2009r. k. 41 akt).

W załączniku A4 do umowy (pkt 5 e), określono cenę przechowywania jednego archiboksu, która została wyliczona na 1/3 kosztów przechowywania pojemnika (dowód: załącznik - A 4 do umowy przechowania dokumentów nr 06/320, cennik usług obowiązujący od 01.06.2009r. k. 41 akt).

Umowę ze strony deponenta podpisał członek zarządu Spółki (...) oraz prezes zarządu I. J., zaś w imieniu powodowej Spółki pełnomocnik Prezesa Zarządu R. A. (dowód: umowa k. 39 akt, zeznania świadka K. K. k. 1153v akt czas 00:08:03).

Zakres czynności wykonywanych przez powodową Spółkę na rzecz pozwanej w okresie, za który powódka domaga się wynagrodzenia od pozwanej, obejmował zgodnie z umową, poza usługami przechowywania dokumentów, w szczególności: usługi wyszukania i wyjęcia lub umieszczenia w jednostce jednego dokumentu spośród dokumentów uporządkowanych, ponowne włączenie do zbioru jednej jednostki wyłączonej, wycofanie pojemnika z bazy danych, wyszukanie bez udostępnienia, wyszukanie i wyłączenie ze zbioru jednostki po zdeponowaniu dokumentów. Prace rozliczane były według roboczogodzin oraz opłaty za znaczki pocztowe.

Dokumenty strony pozwanej były przechowywane w magazynach stanowiących archiwa strony powodowej, które były dostosowane do przechowywania dokumentów. Dokumenty były wkładane do archiboksów, które stanowiły opakowania, w których umieszczone były przechowywane tam dokumenty. Archiboksy wkładane były następnie do tekturowych pojemników. Pojemniki były następnie umieszczane na półkach archiwum powódki.

Kartonowy pojemnik mieścił po około 0,4 mb (około 40 cm) dokumentów. Wielkość ta odpowiadała wielkości standardowych pojemników powódki, które były stosowane również przy przechowywaniu dokumentacji pozwanej Spółki przez cały okres obowiązywania umowy (dowód: zdjęcia pojemników i archiboksów k. 530-539 akt, k. 605-607, 610-612, 614-616,618-620, 622-622, 739-744, film na płycie CD przedstawiający sposób umieszczania archiboksów w pojemnikach k. 540, zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 czas 02:38:45).

Z oferty strony pozwanej, ani też z zapisów umowy nie wynikało, że w pojemniku zmieszczą się 3 a nawet 4 archiboksy. W ogóle nie było mowy o archiboksach (dowód: zeznania świadka K. K. k. 1153v akt czas 00:27:23, zeznania świadka J. M. (1) k. 1154v czas 01:35:49-01:39:14).

W samej umowie nie było mowy o parametrach archiboksów (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 akt czas 01:56:37).

W skorygowanej ofercie rozwoju umowy przechowania z 14 listopada 2006r. była mowa o pojemnikach standardowych, którymi w tamtym okresie dysponowała powódka. Zmiana pojemnika na potrzeby (...) nastąpiła pod koniec 2008r. Od tego czasu były stosowane dwa rozmiary pojemników. Pozwana wiedziała, że jeśli dobrze spakuje się pojemniki, to wejdzie do nich około 0,4 mb akt, a nawet więcej (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 akt czas 03:03:15, propozycja zmiany umowy k.1145-1146 akt).

Pozwana jako warunek zawarcia umowy postawiła bowiem korzystanie z własnych archiboksów, które były dłuższe i szersze od archiboksów powódki (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 543 czas 00:49:49-02:05:13- transkrypcja tego protokołu k. 772 czas 00:40:23-00:41:43 00:05:32 ).

Archiboksy pochodziły ze stacji paliw i tam były pakowane (dowód: zeznania świadka A. G. transkrypcja protokołu rozprawy k. 789 czas 00:05:34).

Powódka do przechowywania dokumentów pozwanej stosowała zbyt dużą dość pojemników w stosunku do ilości przekazywanych przez pozwaną archiboksów (dowód: okoliczność bezsporna).

Powódka posiadała własne archiboksy, których rozmiar był dostosowany do pojemników powódki. Przy normalnym użytkowaniu archiboksów powódki, bez nadmiernego ich przepakowywania dokumentami, do każdego z pojemników mieśćiły się idealnie 3 archiboksy. W większości zawieranych przez powódkę umów z innymi kontrahentami, do przechowywania dokumentów, powódka stosowała własne pojemniki a także własne archiboksy. Wówczas miejsce w pojemnikach powódki było maksymalnie wykorzystane na przechowywane dokumenty. Stosowane zgodnie z umową stron, archiboksy nie były natomiast własnością powódki. Pozwana jako warunek zawarcia umowy postawiła bowiem korzystanie z własnych archiboksów, które są dłuższe i szersze od archiboksów powódki. Pakowanie dokumentów do archiboksów było każdorazowo wykonywane przez pozwaną. Powódka natomiast dokonywała pakowania przygotowywanych przez pozwaną archiboksów do pojemników. Pomimo to, w przypadku właściwego użytkowania archiboksów przez pozwaną, nadal było możliwe umieszczanie 3 archiboksów w każdym pojemniku powódki, jednakże wyłącznie w przypadku właściwego pakowania dokumentów do archiboksów.

Niemożność efektywnego pakowania archiboksów w pojemniki przez powódkę przy pełnym wykorzystaniu miejsca w pojemnikach wynikała, ponadto z niewłaściwego pakowania dokumentów w archiboksy przez pozwaną. Przygotowane przez pozwaną archiboksy były bardzo często nadmiernie przepakowane, co powodowało powstawanie ich wybrzuszeń i zmianę kształtu z prostopadłościanu na kształt owalny. Na możliwość przepakowywania archiboksów wpływał również materiał, z którego wykonane były archiboksy pozwanej. Stanowiło to bezpośrednią przyczynę niemożności efektywnego i uporządkowanego pakowania pojemników przez powódkę. Należy także wskazać, że powódka otrzymywała od pozwanego archiboksy z dokumentami i załączonymi do nich specyfikacjami wskazującymi na ich zawartość. Powódka nie była uprawniona (ani zobowiązana) do dokonania przepakowywania archiboksów. Mogła zatem jedynie pakować archiboksy we własne pojemniki, w formie, w jakiej otrzymała je od pozwanej. Z powyżej opisanej sytuacji wynikało, iż w pojemnikach powódki często mieściły się dwa, a czasem nawet tylko jeden archiboks (przy bardzo dużym przepakowaniu archiboksu dokumentami)- (dowód: zeznania świadka M. O. czas 00:53:05-00:55:10, 00-00:57:56-01:02:48, transkrypcja protokołu rozprawy k. 792 akt czas 00:00:39, zeznania świadka J. M. (1) k. 1153v czas 01:43:00, zeznania świadka M. L. k.544 czas 02:07:26-02:38:14, 02:40:02-02:56:04- transkrypcja protokołu k. 757v czas 00:02:26- 00:03:24).

Zdarzało się, że archiboks zamiast szerokości 10 cm, miał około 15 cm, wtedy mieściły się w pojemniku tylko dwa, a nie trzy. Gdyby na siłę próbować dopakować pojemnik mógłby on pęknąć. Czasami do archiboksu był dołączony oklejony taśmą podatkowy plik dokumentów (dowód: zeznania świadka M. L. k. 544 czas 02:07:26-02:38:14, 02:40:02-02:56:04- transkrypcja protokołu k. 758 czas 00:05:30, zeznania świadka J. M. (1) k. 543 czas 00:49:49-02:05:13- transkrypcja tego protokołu k. 767 czas 00:19:05 ).

A. przychodzące ze stacji paliw, były różnej wielkości i od różnych producentów. Nawet gdyby je umieścić w pudełku, to wystawałyby ponad pojemnik i nie dałoby się ich włożyć na półkę. Pojemnik miał funkcje ochronne dla dokumentów, chronił też przed dostępem światła (dowód: zeznania świadka M. L. k. 544 czas 02:07:26-02:38:14, 02:40:02-02:56:04- transkrypcja protokołu k. 759 czas 00:09:32-00:09:42, 00:13:46- 00:14:43, zeznania świadka J. M. (2) k. 761 czas 03:17:56-03:44:21 , transkrypcja protokołu k. 760v akt czas 00:04:24-00:05:12, 00:05:21, zeznania świadka M. O. czas 00:53:05-00:55:10, -00:57:56-01:02:48, transkrypcja protokołu rozprawy k. 792-793 akt czas 00:01:25-00:06:41, k. 794 00:10:52 ).

Na powyższe okoliczności powódka wielokrotnie zwracała uwagę pozwanej, wskazując na możliwość dokonania optymalizacji działań, w tym możliwości zmiany formatu archiboksów bądź pojemników. Te pierwsze uwagi pojawiły się pod koniec 2006r., ale problem na początku nie był tak nasilony. Pozwana nie wykazywała jednakże zainteresowania propozycjami powódki. Jedna z takich propozycji została przedstawiona pozwanej Spółce przez powódkę na piśmie na spotkaniu w 2009 r. w postaci listu intencyjnego. W dokumencie tym, w pkt 6 powódka przedstawiła konieczność dokonania wymiany archiboksów na mniejsze (z dotychczas używanych 10 cm archiboksów pozwanej na 8 lub 9 cm archiboksy), wskazując na efektywniejsze wykorzystywanie przestrzeni archiwum powódki (dowód: projekt listu intencyjnego k. 323-324 akt).

Powódka wskazywała, również pozwanej na taką możliwość przy okazji wymiany korespondencji e-mail dotyczącej wnioskowanego obniżenia cen przechowywania. Korespondencja nawiązywała do spotkania stron z dnia 19 października 2010r. W korespondencji powódka nawiązywała do wcześniejszych rozmów i przypominała, że zwracała wielokrotnie uwagę, że do archiwum przekazywano przepełnione archiboksy, rozdęte do kilkunastu centymetrów, co stanowiło poważny problem. Unikanie przeładowania oraz stosowanie standardowo trochę cieńszych archiboksów (np. 9-9,5 cm) pozwoliłoby na efektywniejsze użytkowanie kubatury pojemników, co prowadzi z reguły do redukcji kosztów przechowywania. Temat zapełnienia pojemników podnoszony przez powódkę był lekceważony od lat. Powódka zaproponowała, że może dostarczać do magazynów (...) odpowiednie archiboksy w cenie proporcjonalnie niższej, niż dotychczasowe 10cm. Rozważy też możliwość dostaw archiboksów wraz z pojemnikami BA bezpośrednio do stacji paliw i równoczesny odbiór ze stacji dokumentów. Mogłoby to prowadzić, również do znacznych oszczędności po stronie pozwanej, która opłaca przesyłki kurierskie (dowód: korespondencja e-mail z dnia 10 grudnia 2010 r. k. 325-327, zeznania świadka J. M. (1) k. 1153v akt czas 01:53:56-02:01:29 01, k. 1115 czas 02:44:45: 02:44:28, zeznania świadka Pana M. L..).

Uwagi strony powodowej nie tylko dotyczyły szerokości archiboksów, ale też ich wysokości (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 akt czas 01:56:18, ).

Takie informacje ze strony powodowej przekazywane stronie pozwanej wynikały z uczciwości w relacjach handlowych i rzetelnego wykonywania umowy. Klient strony powodowej miał mieć satysfakcję z wykonanej umowy i możliwości zaoferowanego mu systemu (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1115 czas 02:46:27).

Strona powodowa starała się dostosowywać swoje usługi i model obsługi do potrzeb pozwanej. Generalnie, dokumenty były odbierane od klientów. Tutaj były odbierane ze stacji paliw. Został powołany specjalny adres mailowy do kontaktów z pozwaną. Odbierano w ten sposób dyspozycje od pozwanej. Dostosowano półki do potrzeb pozwanej. Na półce mieściło się w systemie 12 pojemników (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1115 czas 03:04:17, 03:05:06).

Strona powodowa dbała o optymalizacje usług, właściwe wypełnianie pojemników, właściwe wykorzystanie powierzchni składnicy (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 543 czas 00:49:49-02:05:13- transkrypcja tego protokołu k. 770 czas 00:26:54 ).

Pozwana wiedziała, że w pojemnikach znajdują się czasami po dwa archiboksy. Wynikało to z samych raportów przedkładanych przez powódkę. Pozwana wiązała to z błędami w pakowaniu archibksów na stacjach paliw, z ich przepełnieniem i niemożnością zmieszczenia 3 sztuk archiboksów w pojemnikach (dowód: zeznania świadka J. M. (2) czas 00:08:52-00:10:14)

Pozwana nigdy nie zdecydowała się jednak na podjęcie jakichkolwiek działań w tym zakresie, mając wiedzę, że powódka nie zawsze może zapełnić pojemnik 3-4 archiboksami (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1154v czas 01:43:00-01:53:56, korespondencja e-mail z dnia 10 grudnia 2010 r. k. 325-327, , zeznania świadka Pana M. L., ).

W związku z brakiem reakcji pozwanej, strona powodowa postanowiła wprowadzić większe pojemniki niż poprzednio. Było to pod koniec 2008r. W firmie był zawsze jeden rodzaj pojemników i dla (...) zrobiono w tym zakresie wyjątek (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1154v czas 01:44:04, 01:53:56, zeznania świadka M. L. k.544 czas 02:07:26-02:38:14, 02:40:02-02:56:04- transkrypcja protokołu k. 757v czas 00:03:57).

Zastosowanie większych pojemników nie zwiększyło kosztów usługi, to była inicjatywa powodowej spółki, ale ze względu na koszty nie można było wymienić wszystkich pojemników na większe (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 543 czas 00:49:49-02:05:13- transkrypcja tego protokołu k. 767 czas 00:08:09- 00:08:47 ).

W ostatnim okresie obowiązywania umowy stosowano w składnicy dwa rodzaje pojemników (dowód: świadka J. M. (2) k. 708 czas 03:17:56-03:44:21 , transkrypcja protokołu k. 763v akt czas 00:17:38, 00:22:48).

Na półkę trafiało osiem pojemników większych i cztery pojemniki mniejsze, gdyż tak mieściły się na półce (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 543 czas 00:49:49-02:05:13- transkrypcja tego protokołu k. 767 czas 00:08:47 ).

Nowy pojemnik miał szerokość około 32-33 cm , długość 42 cm (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 czas 02:38:45).

Mogłoby się w nim zmieścić około 0,5mb dokumentów (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 czas 02:49:01).

Mimo zmiany pojemnika zdarzało się, że mieściły się w nim po dwa archiboksy. Gdy archiboksy były przepełnione, „rozdęte”, nie zachowywały swoich proporcji nadal pozostawał nierozwiązany problem zapełnienia pojemnika i zmiana parametrów samego pojemnika nie usuwała problemu (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 czas 02:40:53).

Powódka musiałby oprócz powolnej wymiany pojemników ponieść koszty nakładów na wymianę regałów i ich parametrów. Koszty obsługi umowy ciągle by się powiększały, tym bardziej że wpływały cyklicznie tysiące dokumentów, zajmowały coraz więcej powierzchni i nie był do 2012r. przeprowadzony proces zniszczenia części niepotrzebnych dokumentów (dowód: zeznania świadka J. M. (1) transkrypcja protokołu rozprawy k. 778 czas 01:12:07-01:13:43).

Zmiana pojemnika nie wpłynęła na sposób składowania dokumentów. Nadal był to układ strukturalno -rzeczowo –chronologiczny (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 czas 02:42:19).

Pozwana nadal przesyłała źle zapakowane dokumenty, uniemożliwiające zapełnienie 100% kubatury pojemnika (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 czas 02:43:41).

A., które były przesyłane ze stacji paliw, miały szerokość 10cm, a wysokość 27-29 cm. Gdy były umieszczane pionowo, a nie na płasko w pojemniku, wystawały z pojemnika i ledwie pojemnik można było przykryć przykrywką- nie można go już było umieścić na półce (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 czas 02:52:21).

Nawet gdy instrukcja (...) z 2008r. określała szerokość archiboksu na 10 cm, to i tak nieprawidłowości miały miejsce (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 czas 02:55:25).

Powódka oferowała pozwanej możliwość zakupu od powódki archiboksów nawet o 10% taniej, niż płacił (...) u innego dostawcy. Była to opcja dodatkowa do umowy. Powódka proponowała nawet odbiór dokumentów ze stacji paliw, by wykluczyć dodatkową usługę kurierską. Takie archiboksy, gdyby nie były przeładowane, wypełniałyby w 100% pojemnik. Pozwana spółka na powyższe propozycje nie wyraziła zgody (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 czas 02:50:36, 02:51:32, 02:52:18, transkrypcja protokołu k. 777 akt czas 01:07:99- 01:08:57, zeznania świadka A. G. transkrypcja protokołu rozprawy k. 790v czas 00:10:45).

Strona pozwana po skalkulowaniu kosztów uznała, że nie jest to dla nich opłacalne (dowód: zeznania świadka A. G. transkrypcja protokołu rozprawy k. 790v czas 00:11:06).

Powódka w ramach realizacji umowy postępowała zgodnie z zasadą chronologicznego ułożenia dokumentów w składnicy. Zgodnie z dyspozycjami deponenta przechowywanie akt przez okres przewidziany przepisami prawa miała następować w układzie strukturalno - rzeczowo- chronologicznym. Nigdy, w trakcie wykonywania umowy powódka nie otrzymała od pozwanej dyspozycji przechowywania dokumentów w inny sposób. Zmiana sposobu przechowywania, w tym układu dokumentów/archiboksów nie była nigdy przedmiotem żadnych ustaleń w toku wykonywania umowy.

Taki sposób przechowywania dokumentów pozwalał na szybkie ich wyszukiwanie. Powódka nie ingerowała w zawartość archiboksu (dowód: zeznania świadka M. O. czas 00:49:51, 00:50:59, transkrypcja protokołu rozprawy k. 796 akt czas 00:21:48-00:24:06, k. 794 00:10:52).

Układ strukturalno -rzeczowo –chronologiczny determinował też rozmieszczenie archiboksów w pojemnikach. W jednym pojemniku powinny być dokumenty z jednej stacji paliw, a nie z kilku- by nie zaburzać porządku (dowód: zeznania świadka M. O. czas 00:50:57, zeznania świadka J. M. (2) k. 708 czas 03:17:56-03:44:21 , transkrypcja protokołu k. 760v akt czas 00:01:39-00:02:48, k. 761v czas 00:06:18, 00:15:15-00:16:48).

Na archiboksach i na pojemnikach były sygnatury. Po wpisaniu do sytemu informatycznego numeru stacji, uzyskiwano informację, jaki jest zakres chronologiczny faktury i w którym archiboksie, i pojemniku się znajduje (dowód: zeznania świadka M. O. czas 00:51:19-00:52:19).

Powódka zasadniczo nie ingerowała na układ dokumentów w archiboksach. Czasami tylko na życzenie klienta i zgodnie z instrukcją przekazaną przez (...) sprawdzała poprawność ułożenia i uwagi zamieszczała w raportach (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 czas k. 03:08:52-00:02:35 ).

Zdarzało się, że drogą mailową lub telefonicznie zwracała uwagę pozwanej na niewłaściwe zastosowanie instrukcji do zapełnienia archiboksów (dowód: zeznania świadka M. U. transkrypcja protokołu rozprawy k. 7532 v akt czas 00:22:19).

Powódka na bieżąco bowiem wysyłała pozwanej protokoły zdawczo-odbiorcze przekazanych do przechowania dokumentów (dowód: przykładowe protokoły zdawczo-odbiorcze k. 313- 322 akt).

Protokoły te były podpisywane przez osoby przekazujące dokumenty (najczęściej pracowników stacji benzynowych) i przekazywane w dwóch egzemplarzach powódce. Po złożeniu podpisu przez pracownika powódki i nadaniu sygnatur archiwizowanym pojemnikom, jeden z egzemplarzy był przesyłany pozwanej. Rozkład ilości archiboksów w danych pojemnikach wynikał także z przesyłanych pozwanej przez powódkę raportów inwentaryzacyjnych (dowód: zeznania świadka M. C. k. 838 akt, przykładowe protokoły zdawczo-odbiorcze, przykładowe raporty inwentaryzacyjne k. 328-446, wydruk zestawień z systemu B.A.S. Business (...) zestawienie faktur , raportów wysyłki , polcard k. 163-287 akt, protokół przekazania kontenerów z aktami z 30 listopada 2007r. k. 942-1077 , okoliczności niekwestionowane przez pozwaną).

Raport pod fakturę obejmował wykaz pojemników wraz z archiboksami. Raporty przychodziły z każdą z faktur (dowód: zeznania świadka M. C. k. 838, 840 akt).

Dyrektor obszaru również otrzymywał raporty i gdyby były w nich nieprawidłowości, to zarząd by o nich wiedział. Nigdy nie stwierdzono wadliwości w zakresie raportowania i wykonywania umowy (dowód: zeznania świadka K. K. k. 1154 akt czas 00:47:11).

Od dnia zawarcia umowy w 2006 r. do jesieni 2012 r. (wypowiedzenie umowy przez pozwaną) pozwana nie zgłaszała powódce żadnych reklamacji w zakresie przechowywania dokumentów. Pozwana płaciła przez cały czas obowiązywania umowy za usługi przechowywania dokumentów, nie podnosząc tej kwestii.

Pozwana Spółka zwracała się do powódki drogą mailową o realizację zamówienia np. wyszukania i sporządzenia kopii określonych dokumentów, a powódka każdorazowo realizowała przedmiotowe zamówienie. Pozwana nigdy nie kwestionowała usług świadczonych przez powódkę, ani sposobu ich wykonania (dowód: zeznania świadka M. C. k. 838, 840 akt).

Od lipca 2007r. do końca 2008r. ze strony pozwanej jako koordynator do spraw archiwizacyjnych współpracowała ze stroną powodową M. C.. Współpraca tej osoby polegała na koordynacji i nadzorze w zakresie spływu dokumentów ze stacji paliw, raportowaniu przez składnicę oraz wyszukiwaniu i udostępnianiu dokumentów. Nie było w tym okresie żadnych zastrzeżeń co do wyszukiwania i udostępniania dokumentów. Wystarczyło tylko podać powódce numer faktury i to wystarczało do odnalezienia dokumentu i przesłania pozwanej skanu dokumentu. Zbiórka dokumentów ze stacji paliw, również przebiegała sprawnie. Faktura wystawiona przez powódkę była przez M. C. opisywana, akceptowana i podpisywana przez osobę przełożoną- dyrektora ds. archiwizacji, a następnie oddawana do oddziału księgowości celem dokonania płatności. Pozwana uiszczała należności zgodnie z wystawionymi fakturami i nie było w tym zakresie nieprawidłowości ze strony powodowej Spółki (dowód: zeznania świadka M. C. k. 838, 839 akt, zeznania świadka K. P. k. 1154 czas 01:17:57).

Dyrektor strony pozwanej nie mógłby podpisać faktury, jeżeli informacje za dany miesiąc byłyby niezgodne z raportami i z warunkami wykonania umowy. Cały czas zlecenia były prawidłowo wykonywane przez powódkę (dowód: zeznania świadka K. K. k. 1154 akt czas 00:47:11 , 00:49:37, faktura VAT nr (...) z dnia 31 sierpnia 2012 r., faktura VAT nr (...) z dnia 31 sierpnia 2012 r., faktura VAT nr (...) z dnia 31 sierpnia 2012 r., faktura VAT nr (...) z dnia 31 lipca 2012 r., zestawienie usług w miesiącu sierpniu, zlecenie z dnia 27 lipca 2012 r. wraz z dowodem wykonania - wykaz kserokopii dokumentów z dnia 6 sierpnia 2012 r., zlecenie z dnia 1 sierpnia 2012 r. wraz z dowodem wykonania - wykaz kserokopii dokumentów z dnia 1 sierpnia 2012 r., zlecenie z dnia 9 sierpnia 2012 r. wraz z dowodem wykonania - wykaz kserokopii dokumentów z dnia 9 sierpnia 2012 r. - przesiane faxem, zlecenie z dnia 9 sierpnia 2012 r. wraz z dowodem wykonania — wykaz kserokopii dokumentów z dnia 9 sierpnia 2012 r. - przesłane e-mailem, zlecenie z dnia 10 sierpnia 2012 r. wraz z odpowiedzią powódki, zlecenie z dnia 13 sierpnia 2012 r. wraz z odpowiedzią powódki , zlecenie z dnia 14 sierpnia 2012 r. wraz z odpowiedzią powódki, zlecenie z dnia 14 sierpnia 2012 r. wraz z dowodem wykonania — wykaz kserokopii dokumentów z dnia 16 sierpnia 2012 r., pismo pozwanej z dnia 23 sierpnia 2012 r., zlecenie z dnia 24 sierpnia 2012 r. wraz z odpowiedzią powódki, protokoły zdawczo-odbiorcze, zlecenie z dnia 28 sierpnia 2012 r. wraz z dowodem wykonania — wykaz kserokopii dokumentów z dnia 28 sierpnia 2012 r., zlecenie z dnia 30 sierpnia 2012 r. wraz z dowodem wykonania-wykaz kserokopii dokumentów z dnia 30 sierpnia 2012 r. k. 43 akt i następne).

Na fakturach stawka była ustalona za przechowywany pojemnik i były też dodatkowe opłaty za wyszukiwanie dokumentów (dowód: zeznania świadka M. C. k. 839 akt, zeznania świadka K. P. k. 1154 czas 01:14:33).

M. C. pracownik pozwanej kontaktowała się najczęściej w sprawie wyszukiwania dokumentów ze strony powodowej z M. O. (dowód: zeznania świadka M. C. k. 840 akt).

W czasie przeprowadzki związanej ze zmianą siedziby (...) (...) z ul. (...) na ul. (...) uczestniczyła w czynnościach związanych z przenoszeniem dokumentów. Pracownicy powódki pakowali wtedy dokumenty i w zależności od wielkości archiboksów do pojemnika pakowane były 3 lub 4 archiboksy (dowód: zeznania świadka M. C. k. 839 akt).

Pozwana Spółka kontrolowała wykonywanie umowy przez stronę powodową (dowód: zeznania świadka M. C. k. 838 akt, zeznania świadka K. K. k. 153v akt czas 00:36:52, zeznania świadka M. O., transkrypcja protokołu rozprawy k. 797 akt czas 00:29:54-00:33:11).

Strona pozwana w czasie audytów miała dostęp do akt, widziała w jaki sposób pojemniki są zapełnione. Kontrolujący wskazywał, który z pojemników należy otworzyć. Wtedy pracownik powódki wyciągał karton i kontrolujący sprawdzał zawartość (dowód: zeznania świadka M. U. k. 545 czas 00:00:42 akt, zeznania świadka M. O., transkrypcja protokołu rozprawy k. 797 akt czas 00:29:54-00:33:11).

W czasie kontroli akt w składnicy obecny tam pracownik pozwanej widział, że w niektórych pojemnikach są 3 archiboksy, ale nie zwracał na to uwagi w protokołach z kontroli (dowód: zeznania świadka M. U. k. 751 transkrypcja protokołu czas 00:16:04 akt).

Od lipca 2007r. do końca 2008r. ze strony pozwanej koordynator do spraw archiwizacyjnych M. C. była na kontroli w archiwum strony powodowej. Była oprowadzona po magazynie. W pojemniku w czasie kontroli były trzy archiboksy. Raz tylko w czasie kontroli zauważyła otwarty pojemnik z dwoma archiboksami, trzeci był do uzupełnienia (dowód: zeznania świadka M. C. k. 838 akt).

J. M. (3) pracownik pozwanej spółki bywała na kontroli w składnicy akt, jednakże nie zwracała uwagi na to, ile archiboksów mieści się w pojemnikach. Kontrole były co pół roku (dowód: zeznania świadka J. M. (2) czas 00:12:16-00:12:37).

Kontrola przez pozwaną składnicy akt prowadzonej przez powódkę odbyła się także w lipcu 2010 roku. Była ona prowadzona przez M. K. Sekcji (...) Składnic w Regionach (...) Spółka z o.o. Pozwana stwierdziła, że dokumenty są przechowywane w sposób właściwy. Pozwana nie miała zastrzeżeń do ilości dokumentów przechowywanych w pojemnikach. Kontrolujący stwierdził, że dokumenty przechowywane w składnicy znajdują się na regałach. Składnica posiada spisy akt przechowywanych. Wszystkie dokumenty pokładane są w pudełkach archiwizacyjnych, na których naniesiona jest sygnatura oraz miejsce przechowania. Cały zasób, który znajduje się w chwili obecnej w składnicy, to około 24.800 mb (dowód: pismo A. P. z dnia 2.08.2010r do M. O. z Business (...) Sp. z o.o., znak: (...)k. 651, raport z kontroli składnicy akt z 1.07.2010r. k. 652-653 akt, zeznania świadka M. O. czas 00:52:32-00:53:25).

Kolejna kontrola przez pozwaną składnicy akt prowadzonej przez powódkę miała miejsce w maju 2012 roku. J. M. (1) namawiał pozwaną do redukcji zasobów poprzez zniszczenie części niepotrzebnych dokumentów. Pozwana uczestniczyła przy wydzielaniu i przekazaniu dokumentów do zniszczenia oraz sprawdzeniu stanu reszty dokumentów, które pozostały w celu dalszego przechowywania, miała kontrolę co do ilości wydzielonych i przekazanych pojemników. Nie było zastrzeżeń pozwanej co do ilości dokumentów przechowywanych w pojemnikach (dowód: raport z kontroli przez pozwaną składnicy akt z 31.05.2012 roku k.654 akt, zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 czas 02:35:29).

W czasie przepakowywania dokumentów i wywozu ich celem brakowania cały czas na terenie magazynu był obecny pracownik strony pozwanej M. U.. Nadzorował firmę, która przepakowywała pojemniki na palety, a później je wywoziła. Wybrakowanych zostało około 14 tysięcy sztuk (dowód: zeznania świadka M. U. k. 749 transkrypcja protokołu czas 00:04:43-00:05:52 akt).

Pozwana przekazała stronie powodowej do stosowania aneks nr (...) z dnia 13.09.2011r. do Zarządzenia nr (...) z 23.01.2008r w sprawie wprowadzenia do użytku służbowego w (...) Spółka Akcyjna (...) oraz z załącznik nr 3 do Zarządzenia nr (...). W e-mailu I. S. z 20.09.2011r. kierowanym m.in. do powoda napisano: „ w załączeniu przesyłam aneks nr (...) do Zarządzenia (...). Proszę o zapoznanie się z nowymi zasadami i postępowanie zgodnie z instrukcją ”.

Zgodnie z § 4 wydanej przez pozwaną Spółkę (...) w sprawie przekazywania do archiwizacji dokumentów...” [s.659] dopuszczone były do stosowania archiboksy firmy (...) o grubości grzbietu 100 mm [zgodnie ze specyfikacja producenta ich wymiary wynoszą 330 x 290 x 100 mm] lub „inne o grzbiecie 80 mm lub większym”.

Nadal dokumenty strony pozwanej były przekazywane ze stacji paliw (...) S.A. w archiboksach pozwanej, były to różne dokumenty, w tym najczęściej faktury. Obowiązywał nakaz pakowania dokumentów do pudełek archiwizacyjnych w porządku chronologicznym, pozwana miała obowiązek przekazania dokumentów do składnicy akt przygotowanych wyłącznie zgodnie z obowiązującą instrukcją, a składnica miała możliwość odmowy przyjęcia dokumentów zapakowanych w sposób niezgodny z instrukcją (dowód: e-mail I. S. z (...) Administracja Sp. z o.o. z dnia 20.09.2011 wraz z aneksem nr (...) z dnia 13.09.2011r. do Zarządzenia nr (...) z 23.01.2008r. w sprawie wprowadzenia do użytku służbowego w (...) Spółka Akcyjna (...) oraz załącznik nr 3 do Zarządzenia nr (...) k. 655-667 akt, zeznania świadka M. O. czas 00:55:39-00:56:42, zeznania świadka J. M. (1) k. 1155 czas 02:04:12).

Instrukcja była adresowana do stacji paliw i składnic dokumentów, w tym do powoda (dowód: zeznania świadka J. M. (1) k. 1155v czas k. 03:09:21).

W takiej firmie jak (...) (...) postępowanie z dokumentami musiało odbywać się ściśle według określonych procedur (dowód: zeznania świadka A. G. transkrypcja protokołu rozprawy k. 789v czas 00:09:17).

Zdarzało się, że powódka zwracała pozwanej niewłaściwie uporządkowane dokumenty. Tak było, np. w października 2009 roku, w styczniu 2010r., w lutym w 2010r. (dowód: korespondencja e-mail pomiędzy M. U., M. O. z października 2009 r., stycznia 2010r. , lutego 2010r. k. 668-682 akt).

Do dnia 31 lipca 2012r. pozwana terminowo regulowała swoje zobowiązania na rzecz powodowej Spółki, nie kwestionując ich zasadności ani wysokości (dowód: faktury z dnia 29 czerwca 2012 r. wraz z dowodem ich zapłaty, faktury z dnia 31 maja 2012 r. wraz z dowodem ich zapłaty, faktury z dnia 30 kwietnia 2012 r. wraz z dowodem ich zapłaty k 91- . 99, 100, 101-102 akt).

W dniu 31 lipca 2012 r. powódka wystawił i doręczyła pozwanej fakturę VAT nr (...) na kwotę 35.348,36 zł (28.738,50 zł plus 23 % VAT) z terminem płatności do 21 sierpnia 2012 r. Pozwany terminowo zapłacił jedynie część wynagrodzenia z tej faktury, tj. kwotę 27.851,10 zł, natomiast pozostała cześć w wysokości 7.497,26 zł nie została zapłacona do dnia dzisiejszego.

(dowód: faktura VAT nr (...) z dnia 31 lipca 2012 r. k. 46, częściowej zapłaty za fakturą VAT nr (...) k. 47 akt).

W dniu 31 sierpnia 2012 r. powódka wystawiła i dostarczyła pozwanej Spółce faktury VAT: nr (...) na kwotę 11.623,00 zł (k. 43), nr (...) na kwotę 36.091,89 zł ( k. 44) oraz nr (...) na kwotę 46.967,89 zł (k. 45), wszystkie z terminem płatności do 21 września 2012 r. Powódka nie otrzymała płatności za żadną z ww. faktur, bez jakiegokolwiek uzasadnienia.

(dowód: faktura VAT nr (...) z dnia 31 sierpnia 2012 r., faktura VAT nr (...) z dnia 31 sierpnia 2012 r., faktura VAT nr (...) z dnia 31 sierpnia 2012 r. k. 43,44,45 dokumenty potwierdzające wykonanie czynności k. 50-61 akt).

W związku z powyższym, powódka pismem z dnia 18 października 2012 r., przesłanym za pośrednictwem kuriera w dniu 19 października 2012 r., ostatecznie wezwała pozwaną do zapłaty należności w łącznej kwocie 102.180,04 zł wynikającej z faktur: nr (...) (niezapłacona częściowo w wysokości 7.497,26 zł), nr (...) (kwota 46.967,89 zł), nr (...) (kwota 36.091,89 zł) oraz nr (...) (kwota 11.623,00 zł) w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wezwania. Do niniejszego wezwania załączono faktury nr: (...), (...), (...) oraz (...). Powódka w wezwaniu poinformowała pozwaną Spółkę, iż w przypadku braku zapłaty wskazanej sumy powódka skieruje sprawę na drogę postępowania sądowego (dowód: ostateczne przesądowe wezwanie do zapłaty z dnia 18 października 2012 r. wraz z dowodem nadania i odbioru.k.103, 104-107 akt).

Pozwana nie uzasadniła swojej odmowy zapłaty na rzecz powódki należności wynikających z faktur nr (...), nie ustosunkowując się w żaden sposób do przesłanego wezwania do zapłaty. Do dnia wniesienia niniejszego pozwu, pozwana nie dokonała zapłaty należnej powódce z tytułu ww. faktur kwoty 102.180.04 zł (dowód: okoliczność bezsporna).

Po wypowiedzeniu umowy w składnicach strony powodowej po zwrot dokumentów jeździł prokurent (...) Administracja (...) (dowód: zeznania świadka A. G. transkrypcja protokołu rozprawy k. 788 czas 00:00:01-00:02:29).

W dniu 25 marca 2012r. pozwana Spółka wystawiła notę obciążeniową nr 01/2013r., żądając od powódki zapłaty kwoty 193.000,42 zł. Pozwana skalkulowała, ż e zapłacone koszty przechowywania dokumentów przez pozwaną u powódki wyniosły 862.640,12zł. Należne koszty przechowywania dokumentów przez pozwaną u powoda w 2010r. wynoszą 669.639,70 zł. Korekta z tytułu przechowywania mniejszej liczby dokumentów, niż ilość za którą pozwana Spółka zapłaciła, wynosi 193.000,42zł (dowód: nota obciążeniowa k. 143 akt, przedsądowe wezwanie do zapłaty k. 144 akt).

Pozwana Spółka podczas relokacji zasobów w listopadzie 2012r., już po wypowiedzeniu umowy stronie powodowej stwierdziła, że umowa była źle wykonywana. Zweryfikowała zawartość części pojemników i okazało się , że nie wszystkie były wypełnione w 100% (dowód: zeznania świadka J. M. (2) czas 00:01:33-00:03:20, 00:04:24-00:07:44, 00:10:32-00:10:38, zeznania świadka A. P. k. 544 czas 02:56:04-03:34:00, k. 707 czas 01:30:27-02:11:58, w tym transkrypcja protokołu k. 785 czas 00:00:30-).

Sprawdzenie tego, że można dopakowywać archiboksy zostało wykonane dopiero wtedy, gdy pozwana miała przekazane przez stronę powodową 100% dokumentów (dowód: zeznania świadka M. U. transkrypcja protokołu k. 750 czas 00:11:55, 00:13:15).

Strona pozwana zweryfikowała w weryfikacji 5600 pojemników i do około 5000 pojemników udało się dopakować trzeci archiboks (dowód: zeznania świadka A. P. k. 544 czas 02:56:04-03:34:00, k. 707 czas 01:30:27-02:11:58, w tym transkrypcja protokołu k. 785 czas 00:00:30, zeznania świadka A. G. transkrypcja protokołu rozprawy k. 789 czas 00:06:05).

Weryfikacja polegała na tym, że na podstawie wydruków z raportu bazy danych z strony powodowej, strona pozwana odtwarzała pojemnik z dwoma archiboksami (pojemnik należący go BA), dokładano- „dopakowywano” trzeci archiboks, zakładano pokrywkę i robiono zdjęcia. Jeśli nie dało się zmieścić, to nie dokładano już 3 pojemnika (dowód: zeznania świadka A. P. k. 544 czas 02:56:04-03:34:00, k. 707 czas 01:30:27-02:11:58, w tym transkrypcja protokołu k. 786v czas 00:09:35-00:11:49).

W przypadku użycia standardowych archiboksów wymienionych w załączniku A4 do umowy jest oczywiste, że nie powinno być problemu z ich odpowiednim upakowaniem w „dostosowanych” pojemnikach -stosowanych u powódki i przewidzianych przez nią do wypełnienia standardowymi archiboksami. Problem, ma swoją przyczynę w obopólnej zgodzie na stosowanie przez pozwaną także niestandardowych archiboksów [s.304]. Zgodnie z § 4 wydanej przez pozwaną Spółkę (...) w sprawie przekazywania do archiwizacji dokumentów...” [s.659] dopuszczone były do stosowania archiboksy firmy (...) o grubości grzbietu 100 mm [zgodnie ze specyfikacja producenta ich wymiary wynoszą 330 x 290 x 100 mm] lub „inne o grzbiecie 80 mm lub większym”. Oznacza to, że praktycznie dano całkowicie wolną rękę w doborze archiboksów, ograniczając się jedynie do wyznaczenia ich minimalnej grubości. Nie ma na rynku archiwalnym jednego standardu dla archiboksów. W sprzedaży jest co najmniej kilkanaście rodzajów pudeł np. egzemplarze o wymiarach 350 x 270 x 95 mm; 350 x 260 x 130 mm oraz 320 x 215 x 50 mm itd. Jeżeli więc dopuszczono do stosowania pudeł o różnych wymiarach, nie dostosowanych do wymiarów pojemników, naturalnym jest, że pojawiły się kłopoty z pełnym ich wykorzystaniem (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt, k. 1090-1091 akt czas 00:20:00).

Przytoczone na zdjęciach przez pozwaną Spółkę przykłady pokazują zwykłe „rozepchanie” pojemników [najbardziej „drastyczne” przykłady właśnie takiej sytuacji dokumentują fotografie dostarczone przez pozwaną (!!!) - s.622; oraz na CD - s. 698 - tylko z jednej płyty oznaczonej CD nr (...)i inne].

Widoczne są także wystające poza krawędź pudła umieszczone w nim archiboksy [s. 698 - (...) (...) (...) archiboksów jest miejscami tak znaczne, że wymaga oklejenia ich taśmą klejącą, aby się nie rozpadły pod naporem upchniętych wewnątrz dokumentów [s.698 - CD nr (...) — archiboks o sygnaturze (...) - archiboks o sygnaturze(...) - archiboks o sygnaturze (...) - archiboks o sygnaturze (...); najbardziej drastyczny przykład: (...) - archiboks o sygnaturze (...) i inne ze stacji pliw w W. oraz (...) i (...) - archiboksy o sygnaturach (...)

Pozwana Spółka chcąc zademonstrować możliwość dołożenia kolejnego archiboksa do pojemnika, czasami czyniła to, doprowadzając do silnego uszkodzenia opakowania [s. 698 - CD nr (...)- archiboks o sygnaturze (...)- archiboks o sygnaturze (...)- sygnatura niewidoczna i najbardziej drastyczne: (...)- archiboks o sygnaturze (...) - archiboks o sygnaturze (...)

(dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt, k. 1090-1091 akt czas 00:43:56-00:45:30).

Przy określaniu wymiarów pojemników, producenci i handlowcy podają czasami ich pojemność wyrażoną w litrach, bądź decymetrach sześciennych. Gdyby więc sprawa dotyczyła przechowywania materiałów płynnych, problem prawidłowego wypełnienia pojemników nie wymagałby rozstrzygania przez Sąd - przelewanie się bądź nie zawartości pojemnika widoczne by było gołym okiem. W przypadku zastosowania pojemników wykonanych z innych materiałów mocniejszych niż tektura falista, niepodatnych na rozpychanie [np. z litej tektury, aluminium lub plastiku] dyskusja na temat prawidłowości wypełnienia pojemników stałaby się mniej skomplikowana po prostu nie dałoby się „na siłę” dopychać kolejnych archiboksów”. Powódka przechowywała akta w systemie wysokiego składowania, z wykorzystaniem jako opakowania zbiorczego pojemnika w postaci kartonowego pudła z pokrywą, narzuca to potrzebę zachowania ścisłych rozmiarów pojemników, gwarantującą prawidłowe i racjonalne wykorzystanie powierzchni magazynowej. Nadmierne „upakowanie” pojemników poza ich zniekształceniem powoduje przyśpieszone zużycie. Wysokie składowanie dokumentów stosowane jest przede wszystkim przez firmy działające na rynku usług archiwalnych jako rozwiązanie najbardziej korzystne ekonomicznie i logistycznie pozwalające znacznie obniżyć koszty usługi przechowywania dokumentów. W „tradycyjnych” magazynach archiwalnych akta przechowywane są w tzw. systemie bibliotecznym tj. teczka za teczką, segregator za segregatorem, archiboks za archiboksem bez stosowania większych opakowań zbiorczych. Jednakże kwestia stosowania przez powódkę systemu wysokiego składowania jest drugorzędna przy rozstrzyganiu sporu będącego przedmiotem sprawy. Umowa zawarta między obu stronami w ogóle nie odnosi się do tej kwestii (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt).

Zgodnie z dyspozycjami dysponenta zawartymi w umowie przechowywanie akt przez okres przewidziany przepisami prawa miało następować w układzie strukturalno- rzeczowo – chronologicznym. Oznacza to, że nie było możliwości dowolnego umieszczania archiboksów w pojemnikach. Zgodnie umową miały one być umieszczane kolejno [chronologicznie] w pudłach przewidzianych dla danych komórek organizacyjnych i dla danych typów akt.

Należy podkreślić, że przechowywanie dokumentacji papierowej w układzie strukturalno - rzeczowo-chronologicznym jest podstawą prawidłowego przechowywania dokumentów aktowych w magazynach archiwalnych. Dokumenty przyjmowane są do archiwów lub składnic akt z komórek organizacyjnych na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzanych z zachowaniem układu rzeczowo-chronologicznego. Następnie umieszczane są na półkach zgodnie z kolejnością określoną w spisie zdawczo-odbiorczym. (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt, k. 1090-1091 akt czas 00:04:29-00:10:22,00:11:49-00:18:13).

Pozwana na przesłanych płytach CD [s. 698] prezentowała fotografie mające udokumentować możliwość pełniejszego wypełnienia pojemników, niż to wykonała powódka. Na podstawie analizy materiałów dostarczonych przez pozwaną można stwierdzić, że dopełnianie pojemników przez pozwaną o następowało w bardzo dużym stopniu pominięciem kolejności wynikającej ze spisów zdawczo-odbiorczych. Prawidłowe przełożenie do pojemników [tj. z zachowaniem kolejności określonej w spisie z-o] można stwierdzić jedynie w około 23 % z przebadanych przypadków (677 z 2890). W innych przypadkach prawidłowego przełożenia zgodnego ze spisami z-o archiboksów widoczne są nieraz bardzo silnie odkształcenia pojemników lub wystawanie archiboksów ponad krawędzie pojemników, nałożone na pojemniki pokrywy mające udowodnić prawidłowość upakowania archiboksów mają „rozdęte” krawędzie lub nałożone są nierówno. Prawidłowo wypełnione pojemniki tj. niewybrzuszone lub wybrzuszone nieznacznie z archiboksami nie wystającym ponad krawędź pojemnika lub wystającymi w nieznacznym stopniu stanowią niespełna 2% prezentowanych na CD nr 1, nr 2, nr 3 i nr 4. (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt, k. 1090-1091 akt czas 00:02:38, 00:38:00-00:42:19).

Teoretycznie załącznik A4 do umowy zakładał możliwość przepakowania dokumentów do standardowego archiboksa [pkt.5 d] oraz określił jego cenę [pkt. 5 c]. W takiej sytuacji przenoszone dokumenty z jednego „przepełnionego” lub niestandardowego archiboksa znalazłyby się w dwóch standardowych, z dwóch „przepełnionych” w trzech standardowych itd., co pozwoliłoby na bardziej racjonalne wypełnienie pojemników. Teoretycznie więc nic nie stało na przeszkodzie w przepakowaniu akt i naliczeniu stosownych opłat. Problem jest jednak o tyle głębszy, że przyjęto rozwiązanie polegające na pakowaniu dokumentów w archiboksy i spisywaniu tychże na spisach zdawczo- odbiorczych przez pracowników pozwanej. Przy takim rozwiązaniu jakiekolwiek prace polegające na przepakowywaniu akt przez powódkę bez ponownego spisywania dokumentów [sporządzenia nowych spisów zdawczo-odbiorczych] były niemożliwe, gdyż umowa nie przewidywała prac polegających na sporządzeniu nowych spisów zdawczo- odbiorczych po przepakowaniu akt (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt).

Reasumując należy podnieść, że zgodnie z przytaczanym wyżej zapisem umowy w punkcie 2.2.4. do powódki należało m.in.: przechowywanie akt przez okres przewidziany przepisami prawa w układzie strukturalno - rzeczowo - chronologicznym. Powódka nie miała więc prawa dowolnie rozmieszczać archiboksów [zarówno standardowych jak i nadwymiarowych], kierując się jedynie koniecznością ich dopasowania do wolnej przestrzeni w pojemnikach. Skoro „Pozwana jako warunek podpisania umowy z powódką postawiła [...] korzystanie z własnych archiboksów, które są dłuższe i szersze od archiboksów powódki” [s.304] to logicznym jest, że zdawał sobie sprawę z ryzyka niedostosowania ich do pojemników powódki, a co za tym idzie niepełnego ich wykorzystania. Na podstawie dołączonej do sprawy dokumentacji fotograficznej należy stwierdzić, że w użyciu były archiboksy różnych producentów, posiadające różne rozmiary, w bardzo dużej liczbie były one „przepakowane” w stopniu uniemożliwiającym optymalne wypełnienie pojemników [na liście pojemników dołączonej do CD nr 1, pozwana w przypadku 175 pojemników z 2890 wymienionych, w polu UWAGI dokonała zapisu „ archiboxy zbyt przepełnione, brak możliwości dołożenia 3-go”. Nie może więc w całości negować wypełnienia pojemników jedynie 2 archiboksami. Powódka podczas realizacji umowy na rzecz pozwanej wykazywała wolę prawidłowej jej realizacji i dążyła stale do jej usprawnienia. Nie ustrzegła się jednak błędów i około 2 % pojemników można było lepiej wypełnić archiboksami. Obie strony podpisały umowę wadliwą od strony technicznej. Dopuszczała ona do wzajemnych rozliczeń w oparciu o liczbę pojemników, a nie rzeczywisty metraż przechowywanych dokumentów. Nie przewidywała możliwości przekładania przez powódkę dokumentów do nowych archiboksów i sporządzania w związku z tym nowych spisów z-o. Obie strony podczas umowy korzystały z opakowań słabej jakości, wykonanych z tektury falistej o niskiej gramaturze. Słaba jakość opakowań powodowała niszczenie ich już w czasie pakowania dokumentów, utratę pierwotnych wymiarów oraz deformację co było przyczyną kłopotów z prawidłowym wypełnieniem pojemników. Precyzyjne [co do sztuki] stwierdzenie jaka liczba pojemników była wypełniona prawidłowo, a ile było niepełnych na podstawie zgromadzonej w sprawie dokumentacji jest bardzo trudne i w wymagałoby przejrzenia każdego z pojemników. Skoro jednak pozwana Spółka dokonała reorganizacji, która „pozwoliła na optymalizacje miejsca w pojemnikach” [s.696], taka wizja nie będzie zasadna, gdyż najprawdopodobniej stan zastany będzie różnił się od faktycznego tj. takiego jaki miał miejsce w archiwum powodowej Spółki. Zgromadzone materiały pozwalają na określenie łącznej liczby pojemników oraz ilości złożonych w każdym z nich archiboksów (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt, k. 1090-1091 akt czas 00:16:27-01:35:43).

Powyższy stan faktyczny Sąd ustalił na podstawie powołanych dowodów.

Oceniając w sprawie zebrany materiał dowodowy należy podnieść, że :

1.  Analiza podstawowego problemu, czy powódka prawidłowo wykonywała umowę, prawidłowo wypełniała pojemniki poprzez umieszczanie w nich 3-4 archiboksów i w związku z tym prawidłowo naliczała pozwanej koszty przechowywania dokumentacji, została dokonana w oparciu o przedłożone przez strony dokumenty prywatne, opinię biegłego sądowego z zakresu archiwistyki oraz zeznania świadków zawnioskowanych przez strony.

2. Opinia biegłego z zakresu archiwistyki nie została skutecznie zakwestionowana przez stronę pozwaną, a Sąd wnioski tej opinii uznał za logiczne, przekonywujące, oparte na analizie całego materiału zgromadzonego w sprawie, w tym materiału dowodowego zaoferowanego przez stronę pozwaną- w tym w szczególności dokumentację fotograficzną. Wbrew zarzutom pozwanej Spółki, biegły nie wypowiadał się na temat zasadności, czy też bezzasadności roszczenia strony powodowej, a analizę stanu faktycznego powiązał z obowiązkami stron zapisanymi w umowie, co było wręcz konieczne, by odpowiedzieć na podstawowe pytania pojawiające się w tej sprawie. Biegły nawiązując do stanowisk stron zaprezentowanych w procesie podkreślił, że powódka jako przyczynę braku całkowitego wypełnienia pojemników wskazała:

- przekazywanie dokumentów przez pozwaną w standardowych archiboksach nadmiernie nimi „upakowanych”, przez co utraciły swoje prawidłowe wymiary w stopniu uniemożliwiającym prawidłowe wypełnienie nimi pojemników, a także:

-przekazywanie dokumentów przez pozwaną w niestandardowych (nadwymiarowych archiboksach) uniemożliwiające umieszczenie w pojemniku bez jego zniekształcania więcej niż 2 archiboksów.

Z kolei pozwana Spółka twierdziła, że powódka nie dochowała należytej staranności przy wypełnianiu pojemników. Miały to udowodnić przykłady dokładania kolejnych archiboksów do niepełnych pojemników [s.605-607; s.610-612; 614-616; 618-620 oraz plik płyt CD pod nr strony 698]. Pozwana wskazywała na możliwość przeprowadzenia takiej czynności dopełniania przez powódkę pojemników archiboksami pasującymi do wolnego miejsca w pojemnikach [s.696].

Powódka odrzucała tę argumentację wskazując, że pojemniki wypełnione w sposób jaki zademonstrowała pozwana, tracą standardowe wymiary i nie było możliwe składowanie ich w takim stanie w jego magazynach archiwalnych (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt).

Biegły odnosząc się do twierdzeń stron, w oparciu o analizę akt sprawy jednoznacznie wykazał, że przytoczone na zdjęciach przykłady przemawiają na korzyść powódki, gdyż pakowanie przez pozwaną do pojemników wręcz na siłę 3 archiboksów doprowadzało do zwykłego „rozepchania” pojemników, braku prawidłowego ich zamknięcia, a zdjęcia również pokazywały, iż twierdzenia powódki o wadliwie pakowanych archiboksach są zasadne. Analiza dokonana przez biegłego wskazywała, że pozwana przy przepakowywaniu dokumentów nie zastosowała układu strukturalno- rzeczowo-chronologicznego. Biegły wyjaśnił na czym ten układ polegał, podobnie jak system wysokiego składowania stosowany w archiwum powódki. Biegły zaznaczył, że W rozdziale II umowy - Przedmiot Umowy [s.33]; w pkt. 2.2.3 wyraźnie znalazł się zapis mówiący, że do zadań powódki należało: ”Segregowanie akt (jednostek archiwalnych), podział ich na zespoły archiwalne, komórki organizacyjne, grupy tematyczne, w tym kwalifikacja i klasyfikacja do odpowiednich kategorii, spakowanie do pojemników i odpowiednie oznaczenie pojemników”. Pozwana wskazała, że powódka dysponując elektronicznym systemem oznaczania pojemników i archiboksów, zezwalającym na szybką identyfikację miejsca składowania akt, mogła dokonywać segregacji i dokładania archiboksów do niepełnych pojemników [s.696]. Posiadany przez powódkę system pozwalał na szybkie odnalezienie żądanego archiboksa nawet, jeżeli nie byłby ułożony zgodnie z kolejnością wynikającą ze spisu zdawczo-odbiorczego (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt). Ta kwestia, jak podkreślił biegły, ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego wykonywania umowy. Należy przyjąć obowiązywanie zasady chronologicznego ułożenia poszczególnych archiboksów w pojemnikach archiwizacyjnych, co wynika z łączącej strony umowy, zasad sztuki archiwizacyjnej. Nie można zatem, jak sugeruje pozwana, przemieszczać, mieszać archiboksów w ramach kilku pojemników archiwizacyjnych bez względu na chronologię, zakres rzeczowy, przyjętą strukturę zbioru.

Zatem twierdzenia pozwanej, że niczym nie uzasadnione jest jednak przyjmowanie zasady chronologicznego ułożenia poszczególnych archiboksów w pojemnikach archiwizacyjnych, jest nawet sprzeczne z literalnym zapisem w samej umowie.

3. Pozwana wskazywała, że po otrzymaniu od powódki dokumentacji, dokonała próby dopakowania zawartości kartonów, z uwzględnieniem zasady optymalnego wykorzystania przestrzeni, co doprowadziło do ustalenia, że twierdzenia powódki, co do nadmiernej objętości archiboksów okazały się w przeważającej większości przypadków po prostu nieuzasadnione. Reorganizacja dokonana przez przedstawicieli pozwanej pozwoliła na optymalizację miejsca w pojemnikach archiwizacyjnych. Potwierdza to materiał dowodowy zgromadzony w sprawie, w tym dokumentacja fotograficzna załączona do pisma procesowego pozwanej. Dalej, pozwana podkreślała, że nieprawdziwe są twierdzenia powódki, jakoby zasadą było przekazywanie powódce archiboksów przepakowanych, w nadmiernych rozmiarach. Twierdzenia powódki w tym zakresie są gołosłowne, a powoływanie się na rzekome zwroty dokumentacji z tego powodu pozostaje całkowicie bezpodstawne.

Odnosząc się do twierdzeń pozwanej, należy podnieść, że nie tylko wszyscy świadkowie strony powodowej zeznawali na temat przeładowanych archiboksów, a w aktach sprawy znajduje się korespondencja między stronami w tej kwestii (powołana w stanie faktycznym), to zdjęcia wykonane przez samą pozwaną przeczą jej twierdzeniom podnoszonym w tej sprawie, nie wspominając o tym, że przeładowywane archiboksy, różne ich wymiary, skłoniły powódkę do stopniowej wymiany pojemników na większe, tak by optymalizować sposób przechowywania.

4. Nie jest rolą strony pozwanej zastępowanie biegłych mających wiadomości specjalne w ocenie zasad archiwizacji, sposobu przechowywania dokumentów, co pozwana starała się uczynić na własną rękę, wykonując dopakowywanie wręcz na siłę 3 archiboksu do pojemnika, wbrew zasadom wynikającym z umowy, zresztą z jakim skutkiem to szczegółowo opisał biegły sądowy. Lepszym sposobem, bezpowrotnie utraconym przez pozwaną, byłoby skorzystanie jeszcze przed wytoczeniem powództwa, a w czasie przejmowania od powódki zbiorów z instytucji zabezpieczenia dowodu. zgodnie z art. 310 k.p.c. przed wszczęciem postępowania na wniosek, a w toku postępowania również z urzędu, można zabezpieczyć dowód, gdy zachodzi obawa, że jego przeprowadzenie stanie się niewykonalne lub zbyt utrudnione, albo gdy z innych przyczyn zachodzi potrzeba stwierdzenia istniejącego stanu rzeczy. Za dopuszczalne, w świetle literatury, uznaje się zabezpieczenie dowodów do celów każdego postępowania w sprawie cywilnej, bez względu na jego konkretny przedmiot, niezależnie od jego stadium, w tym również po prawomocnym zakończeniu procesu w celu wznowienia postępowania. Postępowanie zabezpieczające, poprzedzające postępowanie w sprawie głównej, może być wszczęte wyłącznie na wniosek uprawnionego podmiotu (potencjalnej strony, prokuratora, organizacji pozarządowej, cudzoziemca, z zastrzeżeniem art. 1119-1128 k.p.c.), a w toku procesu także z urzędu. Jednakże przyjmuje się w orzecznictwie, iż instytucja zabezpieczenia dowodów nie może służyć temu, by potencjalny powód miał tą drogą upewnić się co do swych szans w przyszłym procesie (zob. uzasadnienie postanowienia SN z dnia 26 lutego 1969 r., II CZ 6/69, OSNC 1969, nr 12, poz. 227). Ostateczna decyzja w przedmiocie zabezpieczenia dowodu należy do sądu, który w swej ocenie nie pozostaje związany żądaniem zawartym we wniosku uprawnionego podmiotu.

To na tym etapie biegły powinien wykonać odpowiednią dokumentację fotograficzną, sprawdzić, czy jest możliwe dopakowanie 3 archiboksu do pojemnika bez zaburzenia układu strukturalnego, rzeczowego chronologicznego z wykorzystaniem systemu wysokiego składowania.

Wniosek pozwanej spółki (pismo strony pozwanej k. 729-732 akt)

o sporządzenie opinii przez zespół biegłych z dziedziny archiwizacji oraz finansów na okoliczność :

-ustalenia liczby pudeł archiwizacyjnych, w których powód zawarł 1 lub 2

archiboksy pochodzące ze stacji(...) (...), które zostały protokolarnie przyjęte do magazynu powoda i wprowadzone do jego bazy danych w 2010 roku;

-wyliczenia ogólnej liczby archiboksów, jaka znalazła się się w ww. pudłach

archiwizacyjnych (tj. tych zawierających 1 lub 2 archiboksy),

- ustalenia jaka liczba pudeł potrzebna jest, aby pomieścić tę liczbę archiboksów

(z kroku nr 2) przy założeniu, że w każdym pudle umieszczane są 3 archiboksy,

-ustalenia różnicy pomiędzy liczbą faktycznie użytych pudeł (z kroku nr 1) a

liczbą pudeł kon iecznych (z kroku nr 3) oraz ustalenia, czy użyto pudeł zbędnych dla przechowania, a jeśli tak, to jaka była ich liczba,

-ustalenia jaka opłata byłaby należna za przechowywanie zbędnej liczby pudeł

(ustalonej w kroku nr 4) stosownie do wynagrodzenia za przechowanie pudła(pojemnika) wg stawek BA (powoda) stosowanych dla OA (pozwanego) oraz obliczenie różnicy pomiędzy kwotą wynagrodzenia za faktycznie użyte pudła (z kroku nr 1), a wynagrodzeniem za przechowanie koniecznej liczby pudeł (z kroku nr 3)- Sąd oddalił jako bezzasadny.

Na dzień dzisiejszy przy ustaleniach poczynionych przez Sąd co do treści umowy, dalsze opiniowanie w sprawie, wykonywanie eksperymentów, a także ewentualne ponowne przepakowywanie pojemników zgodnie z protokołami zdawczo- odbiorczymi nie znajduje racjonalnego uzasadnienia i nie jest niezbędne i konieczne dla rozstrzygnięcia sprawy, stąd też wnioski pozwanego o wykonanie kolejnych opinii Sąd oddalił jako bezzasadne.

Archiwizacja dokumentów nie polega na przysłowiowym ich upychaniu w pojemnikach wbrew zapisom w umowie, zasadom sztuki archiwizacyjnej, a porównywanie, czy inna firma zmieści w takiej samej liczbie takich samych pojemników archiboksy pozwanej zwrócone przez powódkę, nie jest przedmiotem tego postępowania, bowiem sprowadziłoby się to do analizy kolejnego stosunku prawnego i sposobu wykonywania umowy zawartej między powódką i kolejną firmą.

5. Sąd oddalił wniosek o przesłuchanie pozwanej w charakterze strony, bowiem strona powodowa cofnęła analogiczny wniosek na rozprawie poprzedzającej wyrokowanie, a istotne okoliczności sprawy zostały wyjaśnione na podstawie innych środków dowodowych (art. 299 k.p.c.). Aktualny prezes zarządu pozwanej Spółki w ogóle nie uczestniczył w zawarciu umowy, nie negocjował jej warunków, a zawierająca umowę w imieniu pozwanej Spółki (...) była przesłuchana w charakterze strony.

6. Zgodnie z art. 264 k.p.c. Przewodniczący oznacza kolejność przesłuchania świadków, a ustawa w tym zakresie nie wskazuje żadnych ograniczeń tego uprawnienia. Tok postępowania w tej sprawie wskazuje wyraźnie, że wnioskowanie o uzupełniające przesłuchanie świadków i zgłaszanie kolejnych świadków po dwóch latach procesu, uniemożliwiało przyjęcie koncepcji, że w pierwszej kolejności przesłuchiwani będą świadkowie strony powodowej, a dopiero w dalszej kolejności świadkowie strony pozwanej. Kolejność przesłuchania świadków nie ma żadnego wpływu na ocenę treści ich zeznań w świetle logiki, wiedzy i doświadczenia życiowego.

7. Zeznania świadka A. G. nie wniosły nic istotnego do sprawy, bowiem świadek nie był przy zawieraniu umowy, nie znał treści negocjacji, nie znał się na archiwizacji dokumentów, nie uczestniczył w realizacji umowy. Wbrew treści zeznań w początkowym fragmencie, w którym przyznał powyższe okoliczności, zeznawał, że przedmiotem umowy były przechowywanie w pojemniku 3 archiboksów. Zeznania w tej części są niewiarygodne, sprzeczne nie tylko z wszystkimi zeznaniami świadków powódki uczestniczących w zawieraniu, czy też realizacji umowy, ale z samym literalnym zapisem w umowie.

8. Treść dokumentów w postaci faktur, umowy przechowania, zeznań świadka K. P., świadka J. M. (1) przeczą zeznaniom świadka K. K., iż jednostką rozliczeniową była cena mb przechowywanych dokumentów.

9. Pozwana w pismach procesowych, odnosząc się do powołanych przez powoda raportów z kontroli składnicy akt z dnia 1 lipca 2010 r. oraz z dnia 31 maja 2012r. wskazywała, że w żadnym razie nie stanowią one dowodu na powoływane przez powoda okoliczności, a powódka w sposób absolutnie bezzasadny nadaje mającym miejsce zdarzeniom odmienny kontekst. Wywodzenie z treści raportów wniosku o braku po stronie kontrolującego zastrzeżeń co do liczby dokumentów przechowywanych w pojemnikach stanowi daleko idące nadużycie. Z treści protokołów wynika, że przedmiotem kontroli było sprawdzenie stanu dokumentów oraz warunków , w jakich były one przechowywane. Sprawdzenie warunków polegało na ustaleniu, czy są to warunki prawidłowe tj. niezagrażające bezpieczeństwu dokumentów, a także ustalenie, czy poszczególne pudła archiwizacyjne zostały opisane właściwie, czyli w sposób umożliwiający identyfikację znajdujących się wewnątrz dokumentów. Z obu przedstawionych protokołów wynika, w ocenie pozwanej, zatem jednoznacznie, że nie było przedmiotem kontroli sprawdzenie liczby archiboksów znajdujących się w poszczególnych pojemnikach. Ponadto, pozwana podkreśliła, że sprawdzenie stanu dokumentów odbywało się na zasadzie wybiórczej weryfikacji przygotowanych przez powoda pojemników. Osoby uczestniczące w tych czynnościach ze strony pozwanego nie miały wpływu na wybór odpowiedniego kartonu, takiego wyboru dokonywali pracownicy powoda. Nie miały też bezpośredniej styczności z regałami, na których przechowywane są pudła. Nie dziwi zatem fakt, że pojemniki te, które zawsze dostarczane były przez przedstawicieli powoda, zawierały zawsze po 3 archiboksy. Nie powodowało to podstaw do powzięcia wątpliwości o nienależytym wykonywaniu umowy.

Oczywistym jest, że z uwagi na ogromną liczbę przechowywanych materiałów, audytorzy nie byli w stanie zweryfikować zawartości wszystkich pojemników archiwizacyjnych znajdujących się w składnicy. Ponadto, mając na względzie cel zawartej umowy ora z treść przedłożonej przez powódki oferty (która obrazowała zasadę pakowania 3 archiboksów do każdego pojemnika archiwizacyjnego), przedstawiciele pozwanej w trakcie weryfikacji odnieśli wrażenie, że umowa jest prawidłowo wykonywana. Dodatkowo to przekonanie wzmacniała okoliczność, że powódka profesjonalnie świadczyła tego typu usługi, a pozwana kierowała się zasadą zaufania do kontrahenta. Nie było zatem wówczas podstaw by stwierdzić, że w innych, nieskontrolowanych przez pojemnikach archiwizacyjnych, powódka w sposób całkowicie nieuzasadniony przechowuje zaledwie 1 lub 2 archiboksy. Możliwość szczegółowego zweryfikowania sposobu wywiązywania się przez powoda z umowy, ujawniła się dopiero na etapie wydzielania dokumentacji przekazanej do zniszczenia.

W ocenie Sądu, twierdzenia pozwanej nie znajdują oparcia w zebranym materiale dowodowym, bowiem gdyby jej przyjąć za zasadne, należałoby uznać, że pracownicy pozwanej, świadkowie A. P., M. U., M. C. rażąco nieprofesjonalnie wykonywali swoje obowiązki, by nie powiedzieć w ogóle ich rzetelnie nie wykonywali, w protokołach z kontroli poświadczali nieprawdę i wbrew logice i doświadczeniu życiowemu zaglądali jedynie do pojemników pokazywanych im i wybieranych przez pracowników powódki. Ocena tak jest nie do przyjęcia, szczególne w zestawieniu z zeznaniami M. O. uczestniczącego w kontrolach ze strony powodowej. Wyciąganie pojemników przez pracownika powoda wynikało z zasad bezpieczeństwa i nic nie stało na przeszkodzie, by pokazywać pojemniki wskazywane przez pracowników pozwanej. K. P., K. K., czyli świadkowie strony pozwanej wyraźnie podkreślali, że umowa była prawidłowo realizowana, a ilość archiboksów w danym pojemniku wynikała z raportów do faktury. M. C. podobnie wskazywała, że ilość archiboksów w pojemnikach wynikała z faktur, raportów do faktur i z informacji przekazywanych przez samą powódkę.

10. zeznania świadka A. P. i M. U. w konfrontacji z zeznaniami świadków M. O., J. M. (1), J. M. (2), a przede wszystkim w zestawieniu z opinią biegłego z zakresu archiwistyki co stosowania zasad wysokiego składowania dokumentów oraz sytemu strukturalno-rzeczowo-chronologicznego przy składowaniu dokumentów świadczą o braku podstawowej wiedzy tych osób o zasadach archiwizacji dokumentów, sztuce archiwistycznej i w tej części zeznania te zostały złożone na użytek tej sprawy.

Sąd Okręgowy zważył, co następuje:

Powództwo okazało się w pełni zasadne.

Analizując stosunek zobowiązaniowy, który łączył strony procesu należy stwierdzić, iż mimo określenia go przez strony jako umowy przechowania , nie można jej w pełni zaliczyć do tego rodzaju kontraktu.

Istota umowy przechowania wyraża się w tym, że przechowawca zobowiązuje się zachować rzecz ruchomą oddaną na przechowanie w stanie niepogorszonym. Oznacza to, że świadczenie przechowawcy polega na sprawowaniu pieczy nad rzeczą, a więc na zapewnieniu odpowiednich warunków jej przechowywania oraz czuwaniu, by jej stan nie uległ pogorszeniu. Przez „ stan niepogorszony" należy rozumieć taki stan rzeczy, w jakim znajdowała się w chwili jej wydania przechowawcy, a więc bez jakichkolwiek ubytków czy uszkodzeń. Piecza nad rzeczą wyraża się nie tylko w strzeżeniu jej przed ubytkiem, uszkodzeniem czy zniszczeniem, ale również w jej ochronie przed utratą. Przechowawca powinien więc podejmować takie czynności, które umożliwią mu wydanie rzeczy składającemu w takim samym stanie, w jakim rzecz znajdowała się w chwili jej oddania na przechowanie. Celem tej umowy jest zaspokojenie indywidualnego interesu majątkowego składającego. Przechowawca bowiem dba o stan rzeczy w interesie składającego. Obowiązek sprawowania pieczy nad rzeczą stanowi o istocie umowy przechowania, jest zasadniczym elementem natury (właściwości) powstałego na jej podstawie stosunku prawnego.

W umowie przechowania obowiązek pieczy nad rzeczą ma charakter samodzielny, samoistny i podstawowy (B. Łubkowski (w:) Komentarz, t. II, 1972, s. 1669; L. Ogiegło (w:) K. Pietrzykowski, Komentarz, t. II, 2011, s. 788–789 i powołana tam literatura). Nie stanowi natomiast umowy przechowania umowa, w której obowiązek zachowania rzeczy w stanie niepogorszonym ma charakter uboczny, pomocniczy, wobec innego obowiązku stanowiącego podstawowy element treści danej umowy (np. piecza nad przesyłką sprawowana w ramach umowy przewozu, spedycji, piecza nad mieniem komisowym, piecza nad materiałem powierzonym przez zamawiającego wykonawcy dzieła). Taki uboczny obowiązek przechowania rzeczy może wynikać z przepisów prawa regulujących dany rodzaj zobowiązania bądź też zostać wprowadzony przez strony do treści łączącej je umowy (por. J. Napierała (w:) System prawa prywatnego, t. 7, 2011, s. 773). W przypadkach gdy uboczny obowiązek pieczy nie został w sposób szczególny uregulowany, należy w drodze analogii stosować przepisy o przechowaniu (J. Napierała (w:) System prawa prywatnego, t. 7, 2011, s. 774; B. Łubkowski (w:) Komentarz, t. II, 1972, s. 1669; por. wyrok SN z dnia 25 listopada 2004 r., V CK 235/04, LEX nr 148150). Przedmiotem umowy są rzeczy oddane na przechowanie, z chwilą ich oddania zawsze dochodzi do ich indywidualizacji. Przedmiotem umowy mogą być rzeczy oznaczone zarówno co do tożsamości, jak i co do gatunku, jednak umowa dotyczy zawsze rzeczy zindywidualizowanych, choćby przez wyodrębnienie z większej ich masy (por. B. Łubkowski (w:) Komentarz, t. II, 1972, s. 1670; L. Ogiegło (w:) K. Pietrzykowski, Komentarz, t. II, 2011, s. 789; natomiast J. Gudowski (w:) G. Bieniek, Komentarz, t. II, 2011, s. 830, przyjmuje, że są to zawsze rzeczy oznaczone co do tożsamości). Przechowawca bowiem ma obowiązek zwrotu tej samej rzeczy, która została mu oddana na przechowanie. Oznaczone co do tożsamości w umowie przechowania mogą być zarówno rzeczy zamienne, jak i niezamienne. Istotne przy tym jest to, że rzecz musi być tego rodzaju, by istniała możliwość zwrotu tej samej rzeczy w stanie niepogorszonym. Przedmiot umowy przechowania w każdym przypadku powinien zostać dokładnie oznaczony, tak by istniała zgodna wola stron w tym zakresie. Zgodna wola stron w takich przypadkach zawsze obejmuje daną rzecz z jej typową zawartością, natomiast w przypadkach szczególnych wymagane jest dodatkowe uzgodnienie co do przechowania nietypowej zawartości (por. J. Napierała (w:) System prawa prywatnego, t. 7, 2011, s. 767–768).

Umowa przechowania należy do umów zawieranych zarówno w obrocie powszechnym, jednostronnie, jak i dwustronnie handlowym. W tym aspekcie jej kwalifikacja zależy od konfiguracji podmiotowej, w jakiej zostaje zawarta. Należy ona do umów dwustronnie zobowiązujących, jednakże może być zarówno umową odpłatną, jak i nieodpłatną, choć jako zasadę ustawodawca uznał odpłatność umowy (art. 836 k.c.). W związku z tym, do jej istoty nie należy wzajemność. W przypadku ukształtowania tej umowy jako odpłatnej może ona mieć charakter umowy wzajemnej, gdy wynagrodzenie należne przechowawcy stanowi ekwiwalent świadczonych przez niego usług (K. Zagrobelny (w:) E. Gniewek, P. Machnikowski, Komentarz, 2013, s. 1398; odmiennie A. Szpunar (w:) System prawa cywilnego, t. III, cz. 2, s. 608). Ponadto, należy ona do umów o świadczenie usług; w tym przypadku polegają one na sprawowaniu pieczy nad rzeczą (rzeczami). Umowa przechowania stanowi podstawę stosunku zobowiązaniowego o charakterze ciągłym (trwałym), w którym świadczenia stron, zwłaszcza przechowawcy, wyrażają się w stałym zachowaniu, przez podejmowanie stale powtarzających się czynności oraz dzierżenie rzeczy oddanej na przechowanie. Wątpliwości może budzić zaliczenie tej umowy do zobowiązań rezultatu albo starannego działania. Z jednej strony bowiem przechowawca zobowiązuje się zachować rzecz w stanie niepogorszonym, co wskazuje na rezultat w postaci niepogorszenia stanu rzeczy, z drugiej jednakże charakter świadczenia przechowawcy przemawia jednak za przyjęciem zobowiązania starannego działania. Poza tym umowa przechowania jest umową realną, gdyż jej zawarcie wymaga wydania rzeczy.

Do elementów przedmiotowo istotnych ( essentialia negotii) umowy przechowania należy zaliczyć: 1) zobowiązanie przechowawcy do sprawowania pieczy nad rzeczą; 2) oznaczenie rzeczy będącej przedmiotem przechowania; 3) zobowiązanie przechowawcy do wydania przechowywanej rzeczy składającemu w stanie niepogorszonym.

Umowa nieposiadająca któregokolwiek z tych elementów nie jest umową przechowania. W szczególności dotyczy to umów, na podstawie których strona zobowiązuje się do kontroli rzeczy znajdującej się w określonym pomieszczeniu, ale bez obowiązku sprawowania nad nią pieczy, czy umowy, w której nie występuje obowiązek zwrotu w stanie niepogorszonym. W przypadku zastrzeżenia możliwości rozporządzania przez przechowawcę rzeczami oznaczonymi co do gatunku bądź pieniędzmi oddanymi na przechowanie, dochodzi do skutku umowa o depozyt nieprawidłowy (art. 845 k.c.). Natomiast obowiązek zapłaty wynagrodzenia przez składającego nie należy do istotnych elementów konstrukcji umowy przechowania, może ona bowiem zostać zawarta pod tytułem odpłatnym, jak i darmym (art. 836 k.c.).

Sposób przechowywania rzeczy oznacza stworzenie odpowiednich warunków, zabezpieczenie rzeczy przed uszkodzeniem, ubytkiem czy utratą, czynności, jakie powinny zostać podjęte przez przechowawcę w celu zachowania sprawności rzeczy, możliwości jej eksploatacji zgodnie z przeznaczeniem. W pierwszej kolejności wyznacza go treść umowy przechowania. Strony, biorąc pod uwagę rodzaj i wartość rzeczy, mogą bowiem w umowie określić zasady jej przechowywania. Postanowienia umowy precyzujące sposób sprawowania nad nią pieczy są uzasadnione zwłaszcza w przypadku rzeczy o szczególnym charakterze, gdy istotne znaczenie dla zachowania jej stanu ma wysokość temperatury, wilgotność powietrza, dostęp światła słonecznego lub inne warunki. Ponadto w przypadku rzeczy wartościowych strony mogą określić sposób zabezpieczenia przed utratą. Warunki przechowania mogą również wynikać z treści wzorca umownego mającego zastosowanie do umów przechowania zawieranych przez danego przechowawcę. Praktyka stosowania wzorców (regulamin, ogólne warunki umowy) dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców profesjonalnie świadczących usługi przechowania.

W przypadku, gdy umowa nie określa zasad przechowania rzeczy, przechowawca ma obowiązek przechowywania jej w taki sposób, jaki wynika z właściwości rzeczy i z okoliczności. Przez właściwości rzeczy należy rozumieć zarówno jej skład, cechy fizyczne, jak i przeznaczenie czy wartość. Obowiązkiem przechowawcy jest dostosowanie sposobu przechowania do wszystkich właściwości rzeczy. Drugim kryterium wyznaczającym sposób przechowania są okoliczności. Odnieść je należy do okoliczności faktycznych towarzyszących zawarciu, a następnie wykonaniu umowy, mogących wpłynąć na stan rzeczy. Na przechowawcy ciąży obowiązek uwzględnienia wszelkich okoliczności, mających znaczenie dla realizacji obowiązku zachowania rzeczy w stanie niepogorszonym (np. warunki atmosferyczne, ryzyko kradzieży czy uszkodzenia rzeczy). Zarówno właściwości rzeczy, jak i okoliczności powinny zostać przez przechowawcę łącznie uwzględnione dla ustalenia sposobu przechowania.

Umowa zawarta między stronami umowa jaki przedmiot świadczenia powoda określiła:

- archiwizowanie dokumentacji w pomieszczeniach przeznaczonych na archiwum,

-przejmowanie akt z komórek organizacyjnych (...) S.A. dostarczanych przez deponenta lub (...) S.A.,

-segregowanie akt (jednostek archiwalnych), podział ich na zespoły archiwalne, komórki organizacyjne, grupy tematyczne, w tym kwalifikacja i klasyfikacja do odpowiednich kategorii, spakowanie do pojemników i odpowiednie oznaczenie pojemników,

-zgodnie z dyspozycjami deponenta przechowywanie akt przez okres przewidziany przepisami prawa w układzie strukturalno - rzeczowo - chronologicznym,

-udostępnianie na wniosek deponenta lub (...) S.A. dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej z zastosowaniem obowiązującego u deponenta regulaminu świadczenia usług,

-prowadzenie ewidencji oraz monitoringu dokumentacji wypożyczonej i dbanie o ponowne jej uzyskanie od podmiotu, któremu została udostępniona,

-dostarczanie we wskazane przez deponenta miejsce dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej,

-sporządzenie przez Spółkę pod koniec każdego roku kalendarzowego protokołów brakowania dokumentów a po zatwierdzeniu ich przez deponenta w terminie do 15 stycznia, oraz otrzymaniu od deponenta pisemnego zlecenia zniszczenia, wydzielenie przez Spółkę dokumentów przeznaczonych na makulaturę, wywóz makulatury do punktu niszczenia i przeprowadzenie zniszczenia w terminie do 31 stycznia danego roku,

-dostarczanie deponentowi w terminie do 6 dnia roboczego każdego miesiąca, ewidencji zarchiwizowanych w poprzednim miesiącu nowych dokumentów (spisów zdawczo - odbiorczych),

-zapewnienie narzędzi i materiałów niezbędnych do opracowania, oprawy i wypożyczenia akt w przeciągu 2 godzin,

-plombowanie pojemników - na specjalne zlecenie Spółka zapewnia usługi polegające na pełnym przygotowaniu pojemników do plombowania przez przedstawicieli deponenta. W takim przypadku plombowane pojemniki będą odbierane od deponenta i plombowane będą zwracane,

-pakowanie teczek do pojemników i sporządzania spisów zawartości pojemnika,

-na specjalne zlecenia Spółka przeprowadzanie skanowania dokumentów oraz skanowania z rozpoznawaniem pisma i rejestrowanie danych na elektronicznych nośnikach danych,

-przechowywanie elektronicznych nośników danych,

-utylizacja innych przeterminowanych dokumentów, nie oddanych Spółce do przechowywania.

Jako świadczenie deponenta, czyli pozwanej Spółki określono w umowie:

-terminowe pokrywanie kosztów przechowywania dokumentów i innych usług świadczonych przez Spółkę zgodnie z obowiązującym cennikiem, jak postanowiono w niniejszej umowie,

-informowania Spółki o każdorazowej zmianie miejsca siedziby ,

-oddawanie Spółce tylko dokumentów będących w stanie, który nie stworzy zagrożenia dla ich istnienia, jak zdefiniowano w punkcie 7.4. umowy,

-poinformowanie Spółki o stanie dokumentów przekazywanych na przechowanie lub o ich specjalnej wartości.

-dostarczanie Spółce, wszelkich wewnętrznych aktów organizacyjnych i regulaminów prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa.

Jak wynika z powyższego, umowa nie tylko dotyczyła przechowania dokumentów (typowego magazynowania ich), czyli utrzymywania ich w stanie niepogorszony, sprawowania nad nimi pieczy w określonym czasie, ale również wykonywania specjalistycznych usług związanych z archiwizacją dokumentów. Stąd też bardziej stosunek zobowiązaniowy przypomina umowę o świadczenie usług (art. 750 k.c.), niż umowę przechowania (art. 835kc.), i jedynie na zasadzie analogii można byłoby zastosować regulację dotyczącą umowy przechowania.

Należy podkreślić, że d o zawarcia umowy przechowania, podobnie jak i umowy o świadczenie usług może dojść w zasadzie w każdym trybie przewidzianym w prawie cywilnym. Najczęściej umowa taka zostaje zawarta w trybie ofertowym. Stosownie do okoliczności z ofertą występuje przechowawca, kierując ją najczęściej do nieoznaczonego kręgu adresatów, bądź też składający, zazwyczaj na podstawie zaproszenia do zawarcia umowy ze strony przechowawcy. Zależy to od tego, jakie znaczenie w konkretnym przypadku należy przypisać zachowaniu stron, głównie dotyczy to oceny zachowania przechowawcy w świetle art. 71 k.c. (wywieszenie informacji, ustawienie wieszaków).

Zawarcie umowy przechowania nie wymaga zachowania formy szczególnej. Może ona dojść do skutku przez każde zachowanie stron wyrażające w sposób dostateczny wolę nawiązania stosunku prawnego przechowania. Istotną okolicznością przy tym jest wydanie rzeczy, które stanowi, poza zgodnymi oświadczeniami woli stron, jeden z elementów umowy jako czynności prawnej. Wola stron może zostać wyrażona zarówno w sposób wyraźny, jak i dorozumiany. Dojście umowy do skutku wymaga nie tylko złożenia przez strony zgodnych oświadczeń woli, ale również wydania rzeczy przechowawcy (szeroko na temat znaczenia oddania rzeczy J. Napierała (w:) System prawa prywatnego, t. 7, 2011, s. 768 i n.); por. też wyrok WSA w Olsztynie z dnia 10 lutego 2010 r., I SA/0l 873/09, LEX nr 559502, zgodnie z którym umowa przechowania jest umową realną, dla której zawarcia konieczne jest złożenie odpowiednich oświadczeń woli i wydanie rzeczy przechowawcy.

W przedmiotowej sprawie umowa zawarta między stronami była poprzedzona złożeniem oferty przez stronę powodową, jednakże oferta ta nie została wprost przetransponowana do umowy. Strony negocjowały warunki umowy z udziałem profesjonalnych prawników (art. 72 k.c.), o zresztą potwierdziła świadek strony pozwanej K. K. i trudno uznać za logiczne i zasadne w świetle doświadczenia życiowego, w szczególności z uwagi na charakter podmiotów występujących w sprawie i reguły konkurencji na rynku między firmami świadczącymi usługi przechowania i archiwizacji dokumentów, twierdzenie pozwanej Spółki, że nie miała wpływu na treść umowy, a wszystkie postanowienia zostały narzucone przez stronę powodową.

Zasadniczo przedmiot świadczeń stron, jak się okazało w toku procesu, nie był przedmiotem sporu między stronami.

Nie może być przedmiotem sporu, co wynika, zresztą z literalnego brzmienia umowy, że:

- pozwana była zobowiązana do terminowego pokrywania kosztów przechowywania dokumentów i innych usług świadczonych przez powódkę zgodnie z obowiązującym cennikiem, zawartym w załączniku A do umowy,

-na podstawie ust. 8.1 umowy należności za przechowywanie dokumentów naliczane były każdorazowo za okres całego miesiąca, bez względu na rzeczywisty czas przechowania,

-należności za przechowywanie oraz pozostałe usługi płatne były przez pozwaną Spółkę na podstawie faktury VAT, wystawianej przez powódkę z dołu, za poprzedni miesiąc kalendarzowy, w oparciu o liczbę składowanych pojemników pozwanej i pisemne zamówienia na pozostałe usługi,

-c eny przechowywania dokumentów oraz dodatkowych usług określone były w załączniku A stanowiącym integralną część niniejszej umowy.

Jak wynika z powyższego, cena za usługę była naliczana od jednego pojemnika, przy czym w umowie, w tym załączniku stanowiącym jego integralną część, nie ma żadnego zapisu dotyczącego wielkości pojemnika. Należało zatem przyjąć , że intencją stron, było rozliczanie według wielkości pojemnika pokazanego w czasie prezentacji oferty, a później fatycznie rozpoczęcia negocjacji, co zresztą wynika z okoliczności sprawy (art. 72 k.c. art. 65 k.c).

W zakresie przejmowania dokumentów od pozwanej Spółki wskazano między innymi- ale w ofercie, którą strony w tym zakresie zgodnie przyjmowały przy realizacji umowy (art. 65 k.c.), że wszystkie dokumenty spakowane zostaną w udostępnione pozwanej Spółce na czas przechowywania kartonowe pojemniki mieszczące po około 0,4 mb akt i stanowiące własność powódki. To samo zostało powtórzone w czasie negocjacji prowadzonych między stronami.

Zatem strony określiły przechowanie dokumentów w pojemniku powódki i ilość dokumentów na 0,4 mb akt.

W umowie strony określiły , czym jest teczka (archiboks), i że archiboksy mają być własnością stronny pozwanej, ale nigdzie nie podano dokładnych trzech wymiarów archiboksów, które mają się mieścić w tym pojemniku, poza jednym wymiarem. W załączniku A4 do umowy w rozdziale 5 –Ceny niektórych usług dodatkowych i materiałów w pkt 5c – określono grubość standardowego archiboksu na 10cm (dowód: załącznik - A 4 do umowy przechowania dokumentów nr (...), cennik usług obowiązujący od 01.06.2009r. k. 41 akt).

Zgodnie z § 4 wydanej przez pozwaną Spółkę (...) w sprawie przekazywania do archiwizacji dokumentów...” [s.659] dopuszczone były do stosowania archiboksy firmy (...) o grubości grzbietu 100 mm [zgodnie ze specyfikacja producenta ich wymiary wynoszą 330 x 290 x 100 mm] lub „inne o grzbiecie 80 mm lub większym”. Oznacza to, że praktycznie dano całkowicie wolną rękę w doborze archiboksów, ograniczając się jedynie do wyznaczenia ich minimalnej grubości. Instrukcja nie jest jednak integralną częścią umowy.

W załączniku A4 do umowy (pkt 5 e), określono cenę przechowywania jednego archiboksu, która została wyliczona na 1/3 kosztów przechowywania pojemnika (dowód: załącznik - A 4 do umowy przechowania dokumentów nr 06/320, cennik usług obowiązujący od 01.06.2009r. k. 41 akt).

Z zapisów umowy, ani z oferty, ani też z toku negocjacji, czy też załączników do umowy stanowiących integralną część umowy nie wynikało, że w pojemniku zmieszczą się 3 a nawet 4 archiboksy .

To strona pozwana jednostronnie sama zi nterpretowała umowę i przyjęła, że skoro jedna teczka – archiboks będzie miał szerokość 10 cm , a pojemnik to 0,4 mb dokumentów, to w każdym pojemniku powinno zmieścić się 3 archiboksy , nie wspominając już o tym, że sama i to w instrukcji, na którą powódka nie miała wpływu, dopuściła stosowanie archiboksów o różnych wielkościach.

Pozwana przeoczyła, że:

-inaczej pakuje się dokumenty do pojemnika bez dodatkowych teczek i nie ma wtedy zasadniczych problemów, by zmieścić w jednym pojemniku 0,4 mb dokumentów ,

- każda teczka powinna mieć podane 3 wymiary i wielkość teczek pozwanej powinna być dostosowana do pojemnika, zatem podanie jednego wymiaru archiboksu – tylko szerokości, nie może prowadzić do automatycznego przeliczenia , że w danym pojemniku zmieszczą się 3 archiboksy (problem wysokości, głębokości),

-liczy się także sposób zapakowania dokumentów w samych archiboksach , by nie było przepakowania archiboksu , jego rozdęcia, doklejania poza obwolutą dodatkowych dokumentów, czy też nierównych wymiarami kolejnych archiboksów pochodzących z różnych stacji paliw.

Nade wszystko, co nie może być przedmiotem sporu, gdyż wynika to z samego literalnego zapisu umowy, dokumenty miały być archwizowane zgodnie z układem strukturalno -rzeczowo –chronologicznym, a na czym on polegała, wynikało nie tylko z treści zeznań świadków strony powodowej, ale przede wszystkim z opinii biegłego sądowego z zakresu archiwistyki. Taki układ nie pozwala na wypełnianie pojemnika dokumentami, bez względu na chronologię, rodzaj jednostek z których dokumenty pochodzą, czyli zwykłe upychanie dokumentów, byle więcej się ich zmieściło w pojemniku- bez zachowania wymogów ich bezpieczeństwa, szybkiego dostępu do nich.

Powódka wiedząc o problemach wynikających z braku możliwości wypełnienia pojemników większą liczbą archiboksów i mając na uwadze zapewnienie należytego wykonania umowy (zmieszczenie do 0,4 mb dokumentów w pojemniku) , w tym minimalizację kosztów obsługi, racjonalne wykorzystanie powierzchni składnicy, bezpieczeństwo dokumentów, szybki do nich dostęp, o powyższym fakcie informowała pozwaną, proponując nawet zakup po preferencyjnych cenach archiboksów dostosowanych do pojemników powódki.

Pozwana wiedząc o takiej sytuacji wprost od powódki, a dodatkowo czerpiąc wiedzę z dokumentów przedkładanych przez powódkę – raportów do faktur, z których wynikało ile pojemników wypełnionych jest dwoma archiboksami- nie podjęła żadnych działań. Pozwana przecież nie zarzucała powódce fałszowania raportów, podlegały one weryfikacji, nie stwierdzano nieprawidłowości –faktury były płacone systematycznie. Wiedzę o sposobie zapełniania pojemników pozwana dodatkowo czerpała z kontroli składnicy, wykonywanych co pół roku. Z uwagi na bezpieczeństwo dokumentów, to pracownicy powódki wyciągali z półek pojemniki wskazywane przez pracowników pozwanej. Nikt nie zabraniał pozwanej kontroli, nikt jej nie utrudniał, a same raporty sporządzane przez pracowników pozwanej nie stwierdzały nieprawidłowości. Nie było zarzutu, że dokumenty te poświadczają nieprawdę. W tak ustalonych okolicznościach sprawy trudno uznać, że dopiero po wypowiedzeniu umowy i zabraniu dokumentacji, okazało się , że w części pojemników są po dwa archibosky.

Co jest jednak istotne, to że w pojemniku mieściły się po dwa archiboksy nie może być przedmiotem zarzutu strony pozwanej, skoro trzeci archiboks nie zawsze mieścił się z uwagi na rozmiary archiboksów, czy też zasady archiwizacji (układ strukturalno-rzeczowo-chronologiczny). Dodatkowo trzeba jednak zaznaczyć, że skoro pojemnik miał mieścić do 0,4 mb dokumentów, co przy dwóch rozdętych archiboksach po 15 cm szerokości lub więcej, w rzeczywistości nawet przy dwóch archiboksach może dać do 0,4 mb dokumentacji.

To stronie pozwanej można w świetle powyższego przypisać naruszenie art. 354 k.c. , nie zaś stronie powodowej.

Przepis art. 354 k.c. określa sposób wykonania zobowiązania. Wskazuje reguły zachowania, które powinien respektować dłużnik i współdziałający z nim wierzyciel. Są to zarazem kryteria, według których dokonywana będzie ocena należytego wykonania zobowiązania. Naruszenie tych reguł może wywołać w konsekwencji ich odpowiedzialność za powstałą szkodę (art. 471, 486 k.c.).

Przepis art. 354 § 1 k.c. stanowi, że obowiązkiem dłużnika jest wykonać zobowiązanie zgodnie z jego treścią. Chodzi więc o wszelkie powinności, jakie na dłużnika nakłada zdarzenie, które kreuje zobowiązanie (np. umowa, orzeczenie sądu, przepis prawny), oraz nakazy wyznaczone przez normy prawne, właściwe dla danego zdarzenia. Jednak nie zawsze czynności i przepisy prawne oznaczają powinne zachowania dłużnika dostatecznie precyzyjnie i możliwe jest ustalenie dla odmiennych zachowań ich zgodności z treścią zobowiązania. Stąd przepis art. 354 § 1 k.c. uzupełnia to podstawowe kryterium ocenne zachowań dłużnika o dalsze: zgodność z celem społeczno-gospodarczym zobowiązania, z zasadami współżycia społecznego oraz z ustalonymi zwyczajami, o ile takie istnieją. Służą one dookreśleniu powinnego zachowania, nakazanego treścią stosunku prawnego. Słuszny jest pogląd, że wzorce zachowań zrekonstruowane przy zastosowaniu tych kryteriów nie mogą zatem pozostawać w sprzeczności z treścią zobowiązania (por. M. Safjan (w:) K. Pietrzykowski, Komentarz, t. I, 2011, art. 354, nb 7).

Wskazane w przepisie art. 354 k.c. kryteria oceny sposobu wykonania zobowiązania odwołują się do reguł pozaprawnych, aby zapewnić wykonanie zobowiązania w sposób, który nie tylko zapewni wierzycielowi osiągnięcie zamierzonego przez niego celu, i tym samym zaspokojenie jego interesu (zgodność z celem społeczno-gospodarczym), ale ta realizacja nastąpi z uwzględnieniem także innych aspektów, zwłaszcza etycznych (zgodność z zasadami współżycia społecznego oraz ustalonymi zwyczajami).

Społeczno-gospodarczy cel leży poza treścią zobowiązania. Może być uzgodniony przez strony umowy i ma wówczas pierwszeństwo przed typowym (obiektywnym) celem danego zobowiązania. Jeżeli jednak strony umowy nie przekazały informacji i ocen co do pożądanego stanu rzeczy, któremu zobowiązanie ma służyć, albo umowa nie jest źródłem danego stosunku obligacyjnego, wówczas kryterium oceny jest stan rzeczy normalnie powstały przy wykonaniu zobowiązania danego typu (por. bliżej Z. Radwański (w:) System prawa prywatnego, t. 2, s. 76–77; M. Safjan (w:) K. Pietrzykowski, Komentarz, t. I, 2011, art. 354, nb 8–9).

Rola zwyczajów jako kryteriów oceny należytego wykonania zobowiązania jest bardzo ograniczona i zauważalna właściwie tylko w obrocie profesjonalnym, zwłaszcza międzynarodowym. Przy ustalaniu wzorca należytego zachowania dłużnika trzeba wówczas uwzględnić pewne pozaprawne reguły postępowania w oznaczony sposób w określonej sytuacji, utrwalone i powszechnie akceptowane w danej grupie społecznej (środowisku, branży), do której przynależą obie strony stosunku obligacyjnego.

Zgodnie z przepisem art. 354 § 2 k.c., przy wykonywaniu zobowiązania powinien z dłużnikiem współdziałać wierzyciel i dla oceny wykonania tego obowiązku należy stosować te same kryteria, które służą określeniu wzorca należytego zachowania dłużnika, ujęte w art. 354 § 1 k.c. Zakres obowiązku współdziałania określa treść zobowiązania. Może się on ograniczać do niepodejmowania działań, które uniemożliwiałyby spełnienie świadczenia przez dłużnika, może jednak polegać na pewnej aktywności, jak odbiór świadczenia czy inne jeszcze bardziej ścisłe współdziałanie, na przykład przygotowanie pomieszczeń, udostępnienie środków transportu, materiałów, urządzeń albo osób (celem pozowania, przymiarki, szkolenia itp.).

Obowiązek współdziałania z dłużnikiem leży w interesie wierzyciela, gdyż służyć ma wykonaniu zobowiązania, a więc zaspokojeniu interesu wierzyciela, i z tego względu nie wiąże się z możliwością wyegzekwowania go, wbrew jego woli, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Skutkiem naruszenia tego obowiązku jest zazwyczaj zwłoka wierzyciela i jego odpowiedzialność za powstałą szkodę (art. 486 k.c.), możliwość złożenia przedmiotu świadczenia do depozytu sądowego (art. 467 pkt 4 k.c.) oraz inne skutki, określone w przepisach szczególnych (np. art. 549 i 551 k.c.).

Skoro strona pozwana miała określone oczekiwania co do sposobu wykonania umowy , choć wydaje się w ustalonych okolicznościach, że pojawiły się one bardziej już po zakończeniu umowy, niż w trakcie jej wykonania, to powinna zareagować na sugestię strony powodowej i dokonać normalizacji archiboksów pod względem wymiarów, co niekoniecznie musiało się wiązać z ich zakupem u powódki, a także dbać o sposób wypełniania archiboksów zgodnie z instrukcjami.

To powódka postępując zgodnie z art. 354 k.c. i art. 355 k .c., chcąc optymalizować wykonywanie umowy- pod koniec 2008r. zaczęła zakupywać większe pojemniki dla archiboksów pozwanej, ale wymiana wszystkich pojemników przy tak dużym zasobie archiwalnym dokumentów, a dodatkowo być może zmiana sytemu regałów, była ekonomicznie nie do przyjęcia dla powódki i prowadziłaby do niewspółmierności świadczeń stron. Zresztą konieczność wymiany pojemników, czy systemu regałów nie wynikała z postanowień umowy.

Należy także podkreślić, że powodowa Spółka zobowiązała się do świadczenia usług będących przedmiotem niniejszej umowy z podwyższoną starannością, wynikającą z zawodowego charakteru prowadzonej działalności.

Ustalone okoliczności w sprawie pozwalają również przyjąć, że powódka wywiązał się z tego obowiązku umownego i nie naruszyła art. 471 k.c., art. 472 k.c. i art. 355 k.c.

Niewykonanie zobowiązania ma miejsce wówczas, gdy świadczenie w ogóle nie zostaje spełnione (np. w przypadku następczej niemożliwości świadczenia). Jeżeli natomiast świadczenie zostało spełnione, lecz w sposób nieprawidłowy, gdyż odbiega ono w mniejszym lub większym stopniu od świadczenia wymaganego, przez co interes wierzyciela nie zostaje zaspokojony w sposób wynikający z treści zobowiązania, dochodzi do "nienależytego" wykonania. Odróżnienie sytuacji niewykonania i nienależytego wykonania nie zawsze jest proste, chociaż z reguły nie ma to większego znaczenia, jako że konsekwencje niewykonania i nienależytego wykonania są podobne. W doktrynie proponuje się wyróżnienie w modelu należnego świadczenia jego cech konstytutywnych i uzupełniających Jeżeli to, co zostało przez dłużnika zrealizowane, nie odpowiada przynajmniej cechom konstytutywnym, należy uznać, że świadczenie nie jest w ogóle spełnione. Uchybienia w zakresie cech uzupełniających oznaczają nienależyte wykonanie, przy czym uchybienia te - w zależności od rodzaju świadczenia - mogą przybrać najróżniejszą postać. Najogólniej mówiąc, każde, nawet najlżejsze, odstępstwo od modelu wykonania skonstruowanego dla danego zobowiązania, stanowi "nienależyte wykonanie".

Powołany przepis art. 471 k.c., mimo że ma podstawowe znaczenie w reżimie odpowiedzialności kontraktowej, nie określa jednak bliżej zasad tejże odpowiedzialności. Te zasady są uregulowane w kolejnych przepisach wśród których na pierwsze miejsce wysuwa się art. 472 k.c. Z jego treści wynika, że jeżeli zakres odpowiedzialności nie został zmodyfikowany czynnością prawną (umową) lub szczególnym przepisem ustawy, to dłużnik odpowiada za nie zachowanie należytej staranności. Ta regulacja oznacza więc odpowiedzialność na zasadzie winy, a dokładnie rzecz biorąc chodzi o niedbalstwo dłużnika. Konstrukcja przepisu powoduje ponadto to, że wina dłużnika ma charakter domniemany. Tym samym możliwa jest również ekskulpacja dłużnika poprzez wykazanie braku winy po jego stronie. Obciążające dłużnika domniemanie winy może zostać przez niego obalone przez udowodnienie rzeczywistej przyczyny nie wykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania albo poprzez wykazanie dołożenia przez niego należytej staranności, czyli de facto, że nie doprowadził on do szkody w sposób zawiniony.

Pojęcie winy nie zostało w normatywny sposób zdefiniowane. Wina niewątpliwie jednak odnosi się do sfery zjawisk psychicznych sprawcy, wobec czego określa się ją jako znamię podmiotowe czynu. Pojęcie winy musi też uwzględniać dwa integralne elementy składowe o charakterze obiektywnym i subiektywnym. Element subiektywny to szeroko rozumiana bezprawność postępowania. Zachowanie sprawcy musi być obiektywnie nieprawidłowe, czyli musi naruszać jakieś reguły, zakazy czy nakazy. Nie chodzi tu przy tym wyłącznie o naruszenie powszechnie obowiązujących norm prawnych, ale także o zachowania przekraczające potrzebę ostrożności wymaganej przez zasady współżycia między ludźmi. W takiej sytuacji możemy mówić o przedmiotowej niewłaściwości postępowania i postawić z tego tytułu zarzut, skierowany przeciwko działającemu. Element subiektywny to wadliwość zachowania się sprawcy, dotycząca strony podmiotowej. Jest to więc niewłaściwość zachowania się związana z momentem przewidywania i momentem woli. Sprawcy stawiamy tutaj zarzut, że podjął on i wykonał niewłaściwą decyzję lub też że nie uczynił tego co należało, choć mógł powinien to zrobić. Przez winę rozumie się więc naganną decyzje człowieka, odnoszącą się do podjętego przez niego bezprawnego działania. Na gruncie odpowiedzialności kontraktowej tradycyjnie wyróżnia się winę umyślną oraz niedbalstwo równoznaczne z winą nieumyślną. Z winą umyślną mamy do czynienia wówczas gdy dłużnik, wbrew obciążającemu go obowiązkowi, działa lub dopuszcza się zaniechania w zamiarze wyrządzenia wierzycielowi szkody, a więc chce aby ona powstała lub przewidując taką możliwość godzi się na to. W przypadku niedbalstwa dłużnik co prawda nie chce wyrządzić szkody, ale w rzeczywistości do niej doprowadza przez to, że nie dochowuje należytej staranności, chociaż powinien i mógł postąpić prawidłowo. W sytuacji gdy uchybienia dłużnika są bardzo poważne i wysoki jest stopień naganności jego postępowania mówi się o tzw. rażącym niedbalstwie. Generalnie dłużnik zawsze bez względu na rodzaj winy odpowiada wobec wierzyciela za uchybienie kontraktowemu obowiązkowi dołożenia należytej staranności w celu wykonania zobowiązania. Nie zachowanie należytej staranności jest postępowaniem dłużnika z powodu, którego można mu postawić konkretny, personalny zarzut.

Ustawowa definicja należytej staranności zawarta jest w art. 355 k.c., który w § 1 stanowi, że dłużnik zobowiązany jest do staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju. Z kolei § 2 podnosi te kryteria stwierdzając, że należytą staranność dłużnika w zakresie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej określa się przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności.

Skoro przez należytą staranność rozumie się staranność ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju, to przy ocenie zachowania dłużnika trzeba zmierzać do jej obiektywizacji i generalizacji. W tym celu konstruuje się więc pewne wzorce i modele postępowania, które następnie konfrontuje się z konkretnym zachowaniem dłużnika, po to aby ustalić czy wykazana przez niego staranność była należyta czy też nie wystarczająca. Zagadnienie należytej staranności każdorazowo rozpatruje się w płaszczyźnie stosunków danego rodzaju. Bierze się tu pod uwagę rodzaj stosunków, w ramach, których działa dłużnik, przy czym nie chodzi tylko i wyłącznie o stosunki prawne lecz także o szeroki kontekst relacji społecznych, który ma uzasadniać takie, a nie inne wymagania co do zachowania się danego podmiotu. Wymaganą staranność indywidualizuje się stosownie do wchodzących w rachubę stosunków zobowiązaniowych. W ramach danego rodzaju stosunków, czy obrotów mamy jednak do czynienia z pewną stypizowaną miarą, uwzględniającą charakterystyczne jego cechy. W dalszej kolejności przyjętą staranność bada się w świetle wymagań istniejących w tym względzie w stosunkach ogólnych. W wypadku braku wzorca normatywnego dla określonego stosunku kontraktowego uwzględnione będą wymagania ogólnie stosowane w stosunku do dłużnika wykonującego zobowiązanie. Nie wystarczy jednak ograniczyć takich wymagań do tych, które mogą być odniesione do każdego uczestnika obrotu. Konieczne jest więc wyważenie interesów stron, ponieważ chroniony musi być słuszny interes wierzyciela, ale jednocześnie dłużnik nie może zostać nadmiernie obciążony. W wypadku już istniejących powiązań kontraktowych z natury rzeczy zawsze zakres oczekiwań związanych z powinnym zachowaniem dłużnika musi uwzględniać zasługujące na ochronę interesy drugiej strony, co jest konsekwencją obowiązku lojalności i sumienności w stosunku do kontrahenta. Poziom wymaganej staranności jest zatem wyznaczony również poprzez odwołanie się do kryterium, którym jest interes konkretnego wierzyciela, chroniony w ramach danego stosunku obligacyjnego. Kryterium ogólnych wymagań nie jest spełnione, gdy dłużnik ogranicza się tylko do staranności minimalnej, bowiem staranność ogólnie wymagana to staranność normalna, przeciętna, typowa, średnia. Poziom wymaganej staranności nie jest zatem określany w odniesieniu do indywidualnych cech podmiotowych i możliwości konkretnego dłużnika wykonującego zobowiązanie, ale w relacji do zobiektywizowanego miernika staranności przyjmowanego w danej sferze stosunków. Obowiązek należytej staranności obejmuje wszystkie momenty wykonywania zobowiązania. Przy określaniu miary należytej staranności zawsze też zwraca się uwagę na konkretne okoliczności faktyczne, w których działał dłużnik, co prowadzi do względnej relatywizacji stosowanych mierników obiektywnych.

Trzeba także pamiętać, że kryteria staranności mogą zostać określone wolą stron. Nie ma oczywiście przeszkód, aby strony bezpośrednio lub pośrednio w treści zobowiązania wskazały na kryteria, według których będzie oceniane zachowanie dłużnika. Ułatwi to bardziej precyzyjne określenie poziomu staranności wymaganej w danym stosunku prawnym. Nie może jednak prowadzić do zacierania różnic pomiędzy oceną co do tego, na czym polega należyte wykonanie zobowiązania (element zdeterminowany treścią istniejącej relacji prawnej), a oceną odnoszącą się do staranności zachowania wymaganej wobec konkretnego dłużnika w wykonaniu ciążących na nim powinności, chociaż, co trzeba zauważyć, w praktyce obie oceny będą się niejednokrotnie zbiegać. Precyzyjne i szczegółowe określenie powinności dłużnika w zobowiązaniu, odbiegające od sytuacji typowych (sytuujące je np. na poziomie wyższym niż zazwyczaj), będzie więc zawsze stanowiło punkt odniesienia dla oceny staranności, ale samo przez się nie zastąpi jeszcze kryteriów wymaganej staranności zachowania. Nawet bowiem i w takich sytuacjach będzie to jednak

staranność ogólnie wymagana ze względu na dany rodzaj stosunku prawnego. Im większa konkretyzacja powinności w treści zobowiązania, tym bardziej zawężony jest punkt odniesienia dla oceny staranności zachowania dłużnika i tym silnej jest ona determinowana przez charakter danego stosunku prawnego. Ocena co do zachowania przez dłużnika wymaganej staranności będzie dokonywana ex post, już po nastąpieniu zdarzenia, z którym związana jest jego ewentualna odpowiedzialność. Opierać się więc będzie na ustaleniu, czy w danej, konkretnej sytuacji dłużnik uczynił zadość uzasadnionym oczekiwaniom, określonym w oparciu o zobiektywizowane mierniki (zobowiązanie może być wykonane nienależycie, ale z zachowaniem należytej staranności). Treść i rodzaj zobowiązania może zatem wskazywać na poziom uzasadnionych oczekiwań wobec danego dłużnika, ale kryteria staranności są ostatecznie zawsze konstruowane w oparciu o ogólny przepis art. 355 k.c.

Pojęcie należytej staranności nie jest stałe, gdyż jego zakres oraz treść jest pochodną rozlicznych i zmiennych w czasie elementów. Jest ono chociażby uzależnione od ogólnego poziomu wiedzy, nauki, techniki. Wpływ na nie wywierają też przepisy prawne, zasady współżycia społecznego, ukształtowane zwyczaje, reguły zawodowe. Zgodnie z ustalonym i dominującym poglądem pojęcie należytej staranności jest przeciwieństwem zachowania zawinionego, a nie tylko bezprawności. W takim ujęciu powinność zachowania należytej staranności nie należy do treści zobowiązania, ale jest także konstruowana w oparciu i na podstawie mierników nie należących do treści zobowiązania. To m.in. odróżnia pojęcie należytego wykonania zobowiązania (kategoria obiektywna, a więc związana z oceną bezprawności na gruncie odpowiedzialności ex contractu, dla której kryteriów należy poszukiwać przede wszystkim w treści samego zobowiązania, z uwzględnieniem mierników z art. 354 k.c.) od pojęcia należytej staranności, pozwalającego na odpowiedź na pytanie, czy zachowanie dłużnika jest in concreto zarzucalne (zawinione, nosi cechy niedbalstwa). Dystynkcja ta jest bardzo wyraźnie widoczna na gruncie przepisów o odpowiedzialności ex contractu, w ramach których odróżnione jest pojęcie nienależytego wykonania zobowiązania (art. 471) od niezachowania należytej staranności (art. 472). Brak staranności nie może bowiem jednocześnie występować jako element treści zobowiązania (co by oznaczało, że wierzyciel dochodzący odszkodowania musiałby w każdym wypadku udowodnić istnienie nienależytej staranności) oraz jako odrębnie wskazywana okoliczność, za którą dłużnik ponosi odpowiedzialność i jako taka objęta domniemaniem odpowiedzialności zgodnie z regułami określonymi w art. 471 w zw. z art. 472 k.c. Dystynkcja ta pojawia się także na tle przepisów o odpowiedzialności ex delicto (por. np. rozróżnienie pomiędzy uczynieniem zadość obowiązkowi nadzoru a starannym wykonywaniem nadzoru na tle art. 427 k.c. Prezentowane tu stanowisko, według którego pojęcie należytej staranności zawiera w sobie zespół kryteriów umożliwiających postawienie zarzutu niedbalstwa nie stoi w kolizji z przyjętą od dawna na gruncie współczesnej cywilistyki koncepcją obiektywizującą pojęcie winy, a więc w szerokim zakresie wykorzystującą zobiektywizowane mierniki oceny zachowania dłużnika, co pozostaje zresztą w pełnej zgodzie z założeniami teorii normatywnej winy.

Wszystkie powyższe rozważania w pełni odnoszą się również do przedsiębiorców, z tym że w ich przypadku pojawia się dodatkowy element w postaci zawodowego charakteru tej działalności.

Nie ulega wątpliwości, że uwzględnienie zawodowego charakteru działalności gospodarczej determinuje w znaczącym stopniu kryteria wymaganej od dłużnika staranności, a tym samym wpływa na zakres jego odpowiedzialności (jeśli jest ona oparta na zasadzie winy). Różnica w stosunku do rozwiązania przyjętego w § 1 art.355 k.c, polega przede wszystkim na tym, że mierniki staranności zawodowej są niejako automatycznie uwzględniane w ramach stosunku prawnego związanego z wykonywaniem działalności gospodarczej, a więc bez względu na to, czy z samego charakteru takiego stosunku, jego rodzaju i treści płyną jakieś konkretne wskazania dotyczące profesjonalnych wymagań wobec dłużnika. To właśnie bowiem sam fakt prowadzenia działalności gospodarczej przez dłużnika określać będzie uzasadnione oczekiwania kontrahenta i w konsekwencji miary wymaganej staranności (por. uchwała SN z 18 grudnia 1990 r., III CZP 67/90, OSN 5-6/91, poz. 65 dotycząca staranności wymaganej od osoby pośredniczącej w zawieraniu umowy sprzedaży w ramach prowadzonej działalności gospodarczej). Wymaganie posiadania niezbędnej wiedzy fachowej jest wkomponowane do istoty działalności gospodarczej. Pojęcie wiedzy fachowej nie może być ograniczone wyłącznie do czysto formalnych kwalifikacji, obejmuje też doświadczenie wynikające z praktyki zawodowej, a także ustalone zwyczajowo standardy wymagań. Miernik zawodowej staranności znajduje zastosowanie w stosunku do dłużnika zarówno w umowach jednostronnie, jak i obustronnie profesjonalnych. Jak się wydaje, kryterium działalności gospodarczej ma na gruncie art. 355 § 2 charakter materialny, a więc odnosi się do rzeczywiście wykonywanej przez dłużnika działalności zawodowej. Jeśli uznać poprawność tego stanowiska, to również podmioty nie posiadające formalnego statusu przedsiębiorcy i naruszające administracyjnoprawny obowiązek zgłoszenia działalności do rejestru przedsiębiorców, ale de facto prowadzące zawodową działalność gospodarczą, podlegałyby ocenie z punktu widzenia kryteriów staranności określonych w tym przepisie (por. np. orz. SN z 11 czerwca 1992 r., III CZP 64/92, OSN 12/92, poz. 225). Należyta staranność dłużnika, określana z uwzględnieniem zawodowego charakteru prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, obejmuje także znajomość obowiązującego prawa oraz następstw z niego wynikających w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej (por. orz. SN z 17 sierpnia 1993 r., III CRN 77/93, OSN 3/94, poz. 69). Ocena miernika postępowania, którego istota tkwi w zaniechaniu dołożenia należytej staranności, nie może być jednak formułowana na poziomie obowiązków nie nadających się wyegzekwować, oderwanych od doświadczenia uwzględniającego reguły zawodowe i konkretne okoliczności, a także określony typ stosunków (tak SN w wyroku z 8 lipca 1998 r., III CKN 574/97, baza orzeczeń Lex Polonica Maxima). Wreszcie niezwykle istotne znaczenie przy zawodowym charakterze działalności ma obowiązek udzielania informacji. Przyjąć należy, że pomimo braku takiego zastrzeżenia w treści art. 355 k.c. ewentualne istnienie takiego obowiązku rzutuje na ocenę, czy wykonanie zobowiązania było należyte.

Odnosząc powyższe rozważania do przedmiotowej sprawy należy podnieść, że w niniejszej sprawie oczywistym jest to, że powódkę obowiązywały podwyższone kryteria staranności wymienione w art. 355 § 2 k.c., ponieważ w sposób profesjonalny i zawodowy prowadziła działalność gospodarczą, polegającą na wszechstronnej obsłudze innych podmiotów w zakresie przechowywania i archiwizowania dokumentów. Podstawowe znaczenie dla rozstrzygnięcia o tym, czy po stronie powódki została zachowana należyta staranność, ma oczywiście zakres umowy łączącej obie strony, ustalone zwyczaje, standardy postępowania.

Ustalone okoliczności sprawy wskazują, że powódka w sposób rzetelny, uczciwy, profesjonalny i z podwyższoną starannością wykonywała zobowiązanie umowne, bowiem:

-zapewniła należyte warunki przechowywania dokumentów,

- zapewniła ich bezpieczeństwo,

-utrzymanie przez cały czas porządku chronologicznego, rzeczowego, strukturalnego tych dokumentów,

-na bieżąco zapewniła kontakt stronom poprzez specjalny adres mailowy,

-profesjonalnie i zgodnie z rzeczywistością przygotowywała dokumenty prywatne związane z obsługą umowy (raporty, faktury, protokoły zdawczo-odbiorcze itp.),

- wykonywała dodatkowe obowiązki informacyjne, dotyczące wykonania umowy np. sposobu pakowania dokumentów, wielkości archiboksów, możliwości ich zmiany,

-na własny koszt zaczęła wymianę pojemników, chociaż nie była do tego zobowiązana,

-wykonywała bez zarzutu polecenia wyszukiwania dokumentów, ich opisywania, archiwizowania, brakowania,

-udostępniała składnicę dokumentów kontrolującym ,

- przestrzegała instrukcji przedłożonej przez pozwaną,

-nigdy nie naruszyła zasady poufności.

To, że powódka do przechowywania dokumentów pozwanej stosowała zbyt dużą dość pojemników w stosunku do ilości przekazywanych przez pozwaną archiboksów, czego zresztą nie kwestionowała, wynikało z przyczyn leżących po stronie pozwanej. Żadnego zawinienia powódce za ten stan rzeczy przypisać nie można. Ilość przechowywanych przez powódkę archiboksów jest bez znaczenia dla oceny prawidłowości wykonania umowy przez powódkę i ustalenia wysokości należnego jej wynagrodzenia z umowy. Zgodnie z ust. 8.1 umowy należność powódki z tytułu przechowywania dokumentów była uzależniona od liczby składowanych pojemników, a nie archiboksów . Pozwana Spółka dokładnie wiedziała, w jaki sposób przechowywane były dokumenty i ile archiboksów mieściło się w każdym z pojemników. Sposób faktycznego przechowywania dokumentów pozwanej przez powódkę, który był w pełni efektywny, wynikał z woli pozwanej, który nie dopuszczała możliwości używania archiboksów powódki przy przechowywaniu dokumentów, a ponadto nie podjęła jakichkolwiek działań w przedmiocie dokonania zmiany w tym zakresie. Ponadto, na sposób przechowywania dokumentów wpływało niewłaściwe pakowanie dokumentów w archiboksy przez pozwaną, jak i rozmiary używanych archiboksów.

Należy podkreślić, że j akość usług nie była przez wiele lat wykonywania umowy kwestionowana przez pozwaną, a sposób wykonania umowy zaczął być kwestionowany dopiero po zakończeniu stosunku umownego.

Przechowawca jest w zasadzie zobowiązany do osobistego wykonania umowy. W świetle art. 840 § 1 zdanie pierwsze k.c. nie może on oddać rzeczy na przechowanie innej osobie, chyba że jest do tego zmuszony przez okoliczności. Na tej podstawie można przyjąć, że przechowanie jest umową opartą na zaufaniu stron. Składający powierza rzecz na przechowanie osobie, do której ma zaufanie, że zachowa ją w stanie niepogorszonym. Przechowawca zaś, sprawując pieczę nad rzeczą, działa w interesie składającego.

Przez wiele lat strony funkcjonowały w oparciu o zasadę zaufania, która musiała być budowana na profesjonalnym wykonywaniu usługi przez powódkę, bowiem gdyby tak nie było, to profesjonalny podmiot jakim jest pozwana , dysponująca dodatkowo pracownikami zawodowo zajmującymi się biurowością i archiwizacją, nie dopuściłaby do trwania tej umowy od 2006r. i przez kolejne lata.

Powódka realizowała umowę zgodnie z jej postanowieniami. Powódka wykonywała wszystkie swoje obowiązki wynikające z umowy z należytą starannością w sposób prawidłowy i rzetelny.

Mając na uwadze powyższe należało na podstawie art. 750 k.c w zw. z art. 835 k.c., art. 836 k.c. i art. 471 k.c. oraz art. 481 k.c. uwzględnić żądanie pozwu i orzec, jak w pkt 1 sentencji wyroku.

Zarzut potrącenia zgłoszony przez pozwaną (art. 498 k.c.) w ustalonych okolicznościach sprawy nie znajduje ani faktycznego, ani prawnego uzasadnienia, nie został wykazany żadnym środkiem dowodowym.

O kosztach procesu Sąd orzekł na podstawie art. 98 k.p.c., obciążając nimi stronę pozwaną jako przegrywającą spór. Koszty zastępstwa procesowego należne stronie powodowej zostały ustalone podwyższonej stawce podstawowej (trzykrotność) z uwagi na czas trwania postępowania, skomplikowany charakter sprawy, nakład pracy pełnomocnika (§ 6 pkt 6 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 września 2002 r. w sprawie w sprawie opłat za czynności adwokatów …(Dz. U. Nr 163, poz. 1348 ze zm.). Zasądzone koszty procesu obejmują też - 17zł tytułem opłaty od pełnomocnictwa oraz zwrot opłaty od pozwu i wydatków na biegłego.

ZARZĄDZENIE

Odpis wyroku z uzasadnieniem doręczyć pełnomocnikowi pozwanej.